结论先说：协同办公软件不是比谁功能多，而是先把清单分成三层——门槛项一票否决、加权项决定排序、待验证项留给试用定论；再把各家报价折成同一个口径。这两件事没做，比出来的第一名也签不下去。
一份能用的清单，每条指标都要写清“什么算通过、证据在哪、谁签字”。具体顺序五步：拆模块、设门槛、加权打分、统一报价口径、把验收方法写进合同附件。
一、先拆模块：协同办公通常是六类，缺哪类补哪类
“协同办公”太笼统，落到采购上必须拆成可清点的模块，漏一类就会被一句“这个也算协同”带过去。
- 内容创作：文稿、表格、幻灯片、表单、应用表格、轻文档，多人实时编辑、评论、版本管理。
- 组织与空间：工作台、团队空间、知识库、文件管理与搜索、回收站。团队空间偏过程协作，知识库偏发布后的检索。
- 权限与身份：按组织、成员、角色、空间和文件授权；SSO、LDAP/AD 与组织架构同步。
- 安全与审计：水印、外链与操作审计、操作记录，具体字段以部署版本为准。
- 系统集成：连接 OA、CRM、ERP，统一身份接入。
- 部署与运维：单服务器或集群、升级、备份恢复、运维责任划分。
把六类画成一张表，标“有没有、谁在用、缺了会怎样”，只买空着的那几格。一个常见误判是把文件管理当成协同办公：石墨办公套件私有部署不是网盘产品，它把文档、表格、演示的协作与组织空间、知识库、权限放在企业自有环境里，文件管理是协作的配套能力。只求“文件整齐存起来、控制下载”，按网盘评估更贴。
二、评估清单：门槛项、加权项、待验证项分三层
清单只写到维度层，评委只能凭印象打分，至少写到可观察的动作。
| 类型 | 怎么判 | 指标例子 | 证据形式 |
|---|---|---|---|
| 门槛项 | 通过 / 不通过，不通过直接出局 | 数据存放位置、身份接入、必备格式 | 方案书面说明、合同条款、认证原件 |
| 加权项 | 1–5 分，按权重加总排序 | 协作体验、权限治理、迁移工作量 | 试用留痕、演示记录 |
| 待验证项 | 先记“未确认”，试用中定论 | 峰值并发表现、复杂文件还原效果 | 试用环境实测记录 |
门槛项参与加权是最常见的错：不合规的方案会被成本和体验补回来，排到前面。门槛项必须在评估开始前定稿。待验证项既不写成“不支持”，也不默认通过，要写清还缺什么条件才能验证，比如试用账号、管理员权限或供应商书面说明。
三、评分口径与报价口径：同一把尺子才比得出来
打分前给每一档写锚点，随评估表发评委，备注写明依据。锚点只描述“这一分要看到什么”，不描述“谁家更好”；同一档内不同评委的理解差异，靠备注对齐。权重怎么分配、多人打分怎么合并，见办公软件选型的 7 个判断标准，本篇不重复。评分方法参考公开的评估资料与实践整理，锚点定义按本单位口径改写。
| 分数 | 含义 | 这一分要有什么依据 |
|---|---|---|
| 5 | 原生满足，配置后直接可用 | 试用中完成配置并验证生效 |
| 4 | 满足，需要额外配置 | 演示或文档能说明配置路径 |
| 3 | 基本满足，需要变通 | 写明变通方案与已知限制 |
| 2 | 部分满足，有明显限制 | 书面列出限制出现的场景 |
| 1 | 不满足 | 确认缺失，或需大量替代方案 |
报价更容易出错，因为计费单位往往不同。办公套件私有部署按席位计，商业版 100 席位起售，免费版 5 席位、单席位 3 台设备；石墨办公文档中台私有部署按并发计，30 并发起售，含 5 个应用接入，新增应用另计。两者服务对象不同，单位不能混着比。
- 计费单位：席位、并发还是模块套包。文档中台私有部署的并发是同时使用数，总用户数是席位数，不能用员工总数替代并发。
- 起售量与阶梯：100 席位、30 并发决定实际采购基数，人数没到也要按起售量付。
- 设备数：单席位可登录 3 台或 5 台设备，多端办公按真实设备数测算。
- 实施与服务：迁移、培训、驻场、升级是否含在报价内，维保按年还是按次。
- 有效期：报价对应的版本、部署形态与有效期，口头承诺不进结论。
五项对齐后再折算“三年总投入 + 单位成本”。金额以正式报价和定价页为准，本文不写数字。
四、签约前把验收方法写进附件
验收条款等到签约后才谈，通常只能验收“装没装上”。选型阶段该做的是两件事：把验收范围、判定口径与签字人在签约前冻结；把撤权与恢复两项列为必验条款——这两项上线后再改，代价最高。
附件条目写成“验什么、怎么判、谁签字、证据存哪里”四栏就够用；具体判据、阻断级别与观察窗口的写法，见协同办公系统上线验收清单，本篇不再复述。另有两处要单独约定：在线撤权不等于收回已下载文件与其他系统副本；私有部署不构成“所有 AI 数据不出域或完全离线”的保证，含 AI 能力时模型位置与数据流向要写清。
产品线与集成路径的差别，可以对照石墨办公产品选型建议先分清；协作场景怎么落到空间和权限上，见企业统一办公平台方案；席位与并发的计费结构以办公套件私有部署定价为准。
常见问题
协同办公软件包含哪些模块？
六类：内容创作（文稿、表格、幻灯片、表单、应用表格、轻文档）、组织与空间、权限与身份、安全与审计、系统集成、部署与运维。按这六类画一张“现有、在用、缺了什么”的表，只买空着的那几格。
选型要拉哪些部门参与？
业务负责人定需求优先级并对试点结论负责，IT 核对身份接入、集成与部署条件，安全合规核对数据存放、权限与审计材料，一线协作代表用真实任务试用并交记录。财务或采购对齐报价口径，谁在哪一步签字要在启动时定。
怎么比较不同家的报价？
先统一口径再比总额：计费单位、起售量、单席位设备数、实施与服务是否包含、报价有效期。单位不同的报价单不能直接比总价，折算成三年总投入和单位成本才可比。
要把清单落到具体范围，可以带着现有目录结构、权限要求和峰值并发预约演示，由方案团队逐项核对门槛项与验收附件。也可以先看私有化部署方案，了解部署形态与交付范围。