采购前比较文档转换方案，两位技术评估者分别写下“满足”和“不满足”，先不要把结论平均，也不要立即重新转换文件。应先核对两人看的是哪份输出、依据哪版检查条件、实际检查了哪个区域。产物不同、规则不同、观察不同和规则含糊，需要留下不同的处理记录。
本文讨论企业采购前的内部技术评估。下面的项目、文件编号、环境和观察结果均为虚构方法示例，没有进行产品转换实验，也不代表石墨办公或其他厂商表现。正式评标中的解释、补充材料、复核及重新测试，须依项目适用程序办理；本文不授予临场修改标准或补测的权限。
先保存两份判断，再打开同一个检查位置
设想一家企业准备把合同附件转换成 PDF，供审批人阅读。内部试评选用合成文件“设备交付附表”，登记为源样本 S-07/v3。它有 4 页，附表包含 18 条明细；第 18 行的三个关键值为“培训交接”“2”“份”。检查区域用“附表名称＋行号＋关键值”定位，源文件第 3 页只是辅助位置，不能假定转换后一定还在第 3 页。
评估开始前，业务负责人和技术负责人通过记录 A-01 确认《检查条件》v1 适用于本轮：
- C-01，可读取：输出 PDF 能在指定阅读器中打开并浏览各页。
- C-02，内容完整：18 条明细及各行关键值须与源样本一致；可跨页，但不能因换页丢行、截断文字或把数值归到另一行。这是本轮必须满足项。
- C-03，版式体验：草案只写了“版式较好”。这个条件还没有说明可接受的变化，后文会单独处理。
每次转换另留运行记录，关联输入、设置与输出。比如本例的环境包 E-01/v1 记载：隔离测试机 Ubuntu 22.04、虚构转换组件 C 的 0.9 演示版、字体包 F-01/v2、预设 K-02，阅读端为 Windows 11 与 Edge 130；原生 PDF 输出保存在只读评估目录。这里的版本仅用于说明记录方式，没有证明这些组合可用。
文件名相同不代表输出相同。应给产物单独编号，并保留原文件；有条件时另记实际计算的完整 SHA-256。校验值只能辅助证明字节一致，不能证明文字、数字或版式正确。本例使用稳定编号与版本，不编造未生成文件的校验值。
一条填完整的记录：甲只看了可打开，乙看到了缺行
下面先把最容易混淆的分歧 D-03 填完整。表内观察和处理结果都是假设情境下的示范写法，实际项目必须用真实检查结果替换。两人打开的都是 OUT-07B/v1，使用相同规则与阅读环境；分歧来自检查范围不同。
| 记录字段 | D-03 示例填写 |
|---|---|
| 需求与分类 | REQ-C02：附表转换后内容完整；采购前内部评估的必须满足项，无分值。 |
| 适用条件及依据 | 《检查条件》v1，第 2 节 C-02；A-01 确认适用于本轮。逐条核对 18 行及关键值，允许跨页。 |
| 输入、环境、运行 | S-07/v3；E-01/v1；运行 RUN-07B。输入为合成 DOCX，目标为 PDF，使用预设 K-02。 |
| 输出与定位 | OUT-07B/v1；查看整份输出中的“设备交付附表”，查找第 18 行“培训交接／2／份”。观察截图 OBS-B-02 标出附表末段，不能仅靠截图替代完整文件。 |
| 甲的原观察与判断 | OBS-A-01：文件打开，首页标题可见；未查附表。甲在 REQ-C02 栏填写“满足”。 |
| 乙的原观察与判断 | OBS-B-02：完整浏览附表及后续页面，只有 17 条明细，没有找到第 18 行。乙对 REQ-C02 填写“不满足”。 |
| 分歧定位 | 同输出、同规则；甲的观察只能对应 C-01，尚不足以支持其对 C-02 的判断。乙报告的是可定位的内容缺失，不能归为审美偏好。 |
| 处置与负责人 | 技术复核人丙按 C-02 回看保留的 OUT-07B/v1 与 S-07/v3；沿附表和后续页面寻找该行，确认不是简单移到下一页。此处是查看已有产物，没有重新运行转换。 |
| 示范复核结果 | REV-03：源样本有第 18 行，指定输出中没有。该产物在该条件下不满足 C-02；甲“可打开”的观察保留到 C-01，原错误归项也保留。 |
| 结论边界与后续 | 只说明 OUT-07B/v1 对 S-07/v3 的这项结果。故障原因尚未定位，不宣称所有文件均失败；若另获授权运行修复版本，建立新运行和新输出，不覆盖本记录。 |
这里不能用“甲觉得好、乙觉得差”结束讨论。甲确实看到文件能打开，但他没有检查自己所判定的完整性要求。复核应修正观察与条件的对应关系，同时保留乙指出的缺失及原始文件。若 v1 原本只要求“能打开”，就不能临时加上 18 行完整性，再宣称已按原规则判为不满足。
另外三种分歧，分别怎样处理
以下是同一虚构项目中另外三条独立记录，各自用于说明一种原因，不是对 D-03 的连续修改。不能把四条分歧都写成“再测一次”。
D-01：两人看的输出不同，先确认本轮对象
甲的“满足”指向 OUT-07A/v1，乙的“不满足”指向 OUT-07B/v1。两份都来自 S-07/v3、E-01/v1，但分别关联 RUN-07A 与 RUN-07B；它们是两次不同运行。甲在 A 中观察到 18 行，乙在 B 中只观察到 17 行。两份文件都叫“附表.pdf”，文件名掩盖了对象差异。
先查本轮样本清单，而不是选择结论更好的那份。假设评估清单 L-02 已明确本轮对象为 OUT-07B/v1，记录管理员据此将甲的原观察归档到 A，将乙的观察留在 B；A 的“满足”不能转记给 B。甲随后查看 B 的完整附表，另记 OBS-A-03，确认缺少第 18 行。D-01 的复核结果是“对象已对齐，B 仍不满足 C-02”，不是删除 A 后制造两人一直一致的印象。
如果清单根本没指明本轮对象，就先登记“评估对象待确认”，由既定负责人确认范围，不能靠比较结果挑选产物。A、B 表现不同可能还需要单独调查运行差异，但这属于后续问题，不能用“版本拿错了”直接解释转换原因。
D-02：两人用了不同规则，先确认适用依据
甲和乙都看 OUT-07B/v1。甲引用早期草案 v0 的 C-01“能打开”，判断满足；乙引用 v1 的 C-02“18 行完整”，判断不满足。记录中应写明两条引用的位置与原文范围，不能只写“标准不一致”。
本例 A-01 已在评估前确认 v1 适用，并列出被替换的 v0 条目。规则负责人据此确认适用关系，甲保留旧判断及其引用，另以 v1 核对已有观察；原记录可标为“依据不适用”，不能把它当产品一次成功表现。此处需要核对的是规则与确认记录，不需要重新生成 PDF。
若只有一份修改时间更晚的文件，却没有确认其适用范围，就保留“规则版本待确认”。“最新文件”不自动等于“本轮有效规则”。正式项目若已有更正或解释文件，也应按项目程序核对其效力及范围，不能借用这个内部示例自行改评审依据。
D-04：两人观察相同，规则却没有说明怎样判
两人都查看 OUT-07C/v1，已分别确认内容完整；这次只评价 C-03“版式较好”。双方观察完全相同：附表第 6 行的长名称在原文件占一行，在输出中换成两行，文字没有截断、数值对应未变。甲认为可接受，乙认为不美观。
这时继续核对文件身份或反复截图，不能替“较好”补出判断条件。D-04 应留下共同观察、各自解释和“C-03 暂未形成一致判定”。在采购前评估设计阶段，由需求负责人把实际使用需要说清楚。例如下一轮条件 v2 可以约定：允许单元格内换行，但不能截断文字、遮挡数值或破坏行列对应；若确实需要保持原分页，也要另写可检查的要求。
确认记录 A-02 应说明 v2 用于哪一轮、哪些条目。D-04 在 v1 下的未决结论继续保留；如果内部计划允许按 v2 评价已保存的 C，另开评价记录关联同一产物。不能追改旧记录说两人当时都判对，也不能把新标准倒填为旧标准下的通过。
把新判断追加到原记录之后
复核记录可沿用上表的字段，但应把原观察、原判断和后续处理分别保存。追加记录时写明它引用哪条分歧、哪个产物、哪版规则，发生了什么变化。如果只是确认适用版本，不要填成“重新测试通过”；如果确实重新运行，就保存新的输入与环境关系、运行编号和输出文件。
材料索引有助于找到依据，但不能直接形成技术结论。例如，北京市城市管理综合行政执法局执法保障中心的 2026 年 OA 系统运行维护招标文件，在 PDF 物理第 71 页、印刷第 69 页提供“评分索引表”，要求投标人将相应响应内容索引到章节与页码。它方便评审者找到投标材料，并不是评委已经确认得分的记录，也不证明材料足以满足要求。本文的产物编号、分歧分类和复核方式是独立提出的工作方法，不是该文件规定的流程。
因此，一条记录至少要区分“找到了什么材料”“实际观察到什么”“依据哪条条件形成判断”。对本文这种内部试评，可用“对象待确认”“规则待确认”“已定位差异”“条件待明确”等状态追踪后续工作；这些状态不能替代正式项目已经规定的评分或处理方式。需要先分清产品说明、演示与企业样本各能证明什么，可参考文档选型的证据判断方法。
向文档中台方案方提供能够定位的差异
石墨办公文档中台私有部署（以下简称文档中台）公开介绍了通过 API/SDK 提供预览、编辑、转换与协作的定位，具体格式、接口和功能组合仍以当前开发文档及项目验证为准。产品页不能证明本文虚构样本已经通过，也不表示石墨办公原生提供自动评标或分歧处理台账。
准备预约演示时，可带上获准使用的脱敏样本、适用条件，以及一条能回到具体输出区域的差异记录。例如“OUT-07B/v1 的附表中找不到源样本第 18 行”，比“转换效果不好”更便于讨论验证范围。由方案方解释原因、提出修复或给出限制后，再按约定记录后续验证；保留原输出，让下一位接手者看得出结论为什么变化。也可以先看私有化部署方案，了解部署形态与交付范围。