合同和方案已经定稿，发给客户前还应检查将要发送的那份 Word 文件。作者姓名、模板名称、内部批注或隐藏文字，可能随文件一起交出去，却不一定出现在平时阅读的页面上。比较稳妥的做法是保留内部原件，另存外发副本，在副本中按类别检查和处理，再核对正文是否完整。
下面以 Windows 桌面版 Microsoft 365 Word 的文档检查流程为例，依据截至 2026 年 10 月 29 日查阅的微软官方文档检查器说明。不同客户端和办公软件的入口、检查范围可能不同，不能直接套用。
先保留原件，再明确外发副本的用途
这里的前提是业务内容已经确认，接收方需要一份文件。文档检查器用于查找和移除信息，不能替团队决定某条修改意见是否应当采纳。若内容仍有争议，应先完成定稿，再准备交付副本。
微软建议通过“另存为”保存原始文档的副本，并在副本上操作，因为检查器删除的数据不一定能恢复，“撤消”也未必能还原。可以给外发件使用明确的文件名，记录它对应的内部版本和交付用途，避免把正在协作的原件当作清理试验品。
假设一份方案来自内部项目模板，客户需要正文，却不需要模板中的内部备注。清理目标应是这些不应外发的信息；约定保留的合同页眉、保密水印和业务标识仍要保留。这个例子只用于说明处理方法，不是实际泄露案例。
按类别看检查结果，不必把每类都删除
Word 的检查器会分别报告不同类型的内容。“检出”说明文件中有这类信息，并不自动说明它必须删除。可以先按下表确定处理依据，再操作对应类别。
| 检查类别 | 需要确认的问题 |
|---|---|
| 批注、修订、版本和墨迹注释 | 交付约定是否需要保留这些记录？内部讨论是否已经与最终正文分开？ |
| 文档属性和个人信息 | 作者、最近保存者、模板名称等信息，是否适合交给接收方？ |
| 页眉、页脚和水印 | 哪些是必要的业务标识，哪些才是这份副本不应携带的内容？ |
| 隐藏文字、自定义 XML 数据和不可见内容 | 它们服务于什么用途？不了解内容和影响时，由谁确认是否移除？ |
最后一行归纳了多个检查类别，实际界面应逐项查看。例如，隐藏文字可能是内部备注，也可能是模板中有意保留的内容；自定义 XML 则不一定显示在正文中。遇到用途不明的项目，先找模板或文档负责人确认，不用“全删了更干净”代替判断。
选择性移除后，重新检查并通读最终副本
- 打开外发副本。依次进入“文件”“信息”“检查问题”“检查文档”，选中需要检查的隐藏内容类型，再选择“检查”。
- 查看每类结果。只对确认需要移除的类别，选择其结果旁的“全部删除”。该按钮对应所选类别，不是要求把所有类别都执行一遍。
- 运行“重新检查”。确认拟清理项目的结果，同时记下有意保留的内容和原因；仍有不明项目时，留待确认。
- 保存并重新打开交付件。建议核对客户名称、金额、期限、条款、页眉页脚和必要标识，确认它们仍与已定稿内容一致。这是业务复核，不能由检查器结果替代。
检查后又改了内容或转换了格式，应复核新的最终文件，不能把旧副本的结论直接沿用。微软还特别说明：对于以 OpenDocument 文本（.odt）格式保存的文档，每次按该格式保存后都需要运行文档检查器。
没有检出问题，仍需知道检查器的边界
微软列出了两个容易遗漏的例外：隐藏文字检查器检测的是设置为“隐藏”格式的文字，不能检测白色背景上的白色文字等其他隐藏方式；不可见内容检查器也不能检测被其他对象覆盖的对象。因此，“没有检出”不等于文件不存在任何敏感内容。
工具同样不会替业务负责人判断正文中的客户报价或人员资料是否应该发送。交付记录可以简要写明文件版本、所用客户端、检查类别、已移除项目、保留原因和待处理项。检查的对象必须是实际发出的文件；如果换了附件，就重新确认对应关系。
评估石墨办公套件私有部署等协作方案时，可以把这份外发检查清单带入方案演示，请方案方说明导出文件会保留哪些信息、由谁检查，以及不同格式如何复核。这些行为需要在拟交付版本中验证，不能由“支持协作和导出”推定具备同样的检查器。
在企业文档中验证
需要在自己的环境中验证时，可先了解私有化部署方案，再确定试用范围与验收要求。