结论先说：套红和痕迹保留不是同一份文件上的两个开关，而是两份产物的分工——过程稿留痕，正式件清痕。过程稿留住“谁在什么时候改了哪一句、意见有没有采纳”，供会签与追溯；正式件清稿后并入受控红头母版，只留正文、红头与成文日期。压在同一份文件上，最常见的结局是该留的没留、该清的没清。
石墨办公提供公文模板，红头母版可以做成受控模板；下面四段做法换成别的工具同样适用。
一、两类“痕迹”有两个收件人
收件人不同，留什么、清什么、存在哪都不同。先看这张分工表。
| 维度 | 过程痕迹（过程稿） | 正式件（印发件） |
|---|---|---|
| 谁在看 | 起草人、核稿人、会签人、审计 | 收文单位、档案系统、用印环节 |
| 留什么 | 谁改哪一句、何时改、意见是否采纳 | 无修订标记的正文、红头版式、成文日期 |
| 靠什么 | 按段落提问的评论、修订或建议模式、版本历史 | 清稿后导出 PDF 或 OFD |
| 失效表现 | 讨论只在群里说过，事后无据可查 | 导出件仍带修订线或批注气泡 |
判断很简单：收件人需不需要知道“谁改的”？需要就是过程稿，不需要就是正式件。
二、套红：红头和正文分两层，最后才合并
套红本质上是“受控红头母版 + 已定稿正文”的合并。公开资料里常见两种做法：模板由开发固化，业务侧只填内容；或维护人员自建模板，定稿后把正文插入模板。共同点比技术细节重要——红头不属于正文，不能交给起草人调。
- 定依据。确认本单位执行哪一版公文格式标准（如 GB/T 9704 系列）与上级补充规定；依据没定，母版做几遍都要返工。
- 锁母版。红头与版式按格式层锁死在受控母版里，只给文秘编辑；拆版头、做母版的做法见公文模板怎么统一。
- 正文单独起草。正文作为独立文档走会签与核稿，不承载红头，改稿就不会碰版式。
- 清稿后合并。先清掉痕迹，再并入母版，一次性填好文号与日期，导出 PDF 或 OFD。
判断跑通没有，看三个信号：红头是否只有一个维护入口；正文里是否还残留手工排的红头；特殊文种是否有第二份母版。允许过一次手动改红头，母版就不再可信。
三、痕迹怎么用：清稿前关修订，颜色不作身份依据
评论与修订的分工、送审时怎么留痕，见公文起草多人协作那篇；本节只讲定稿前的三个动作。
- 清稿前关闭修订与建议模式。否则一边清、一边生新痕迹；关闭后再动笔，改的就是干净正文。
- 颜色不作身份依据。Word 等按作者给修订着色，颜色由软件自动分配，重开或换人打开可能变化；部署版本的具体着色规则需与方案团队确认。追责看作者名与版本记录。
- 导出按格式实测。公开资料里既有“另存 PDF 时修订痕迹丢失”的故障说明，也有“归档保留批注与修订痕迹”的方案描述，说明这取决于格式与设置；定稿前拿样稿实测，比在方案里写“支持留痕”有用。
四、清稿与验收：清干净再谈印发
清稿不是“把红色藏起来”，而是逐项处理完再导出，并按同一份稿验收。按顺序做：
- 定下“哪一版是定稿”，在版本记录里写下版本时间与定稿人。
- 过一遍未解决评论，逐条给结论：采纳、部分采纳或不采纳，附理由。
- 逐条接受或拒绝修订，不用“全部接受”代替判断；涉及金额、时限的必须逐条看。
- 关闭修订与建议模式再动笔，避免清完又生新痕迹。
- 复查批注气泡、隐藏文字、页眉页脚、附件名与正文引用。
- 导出 PDF，确认导出件上无修订线、无批注，版式与屏幕一致；OFD 件同样核对。
- 归档时把清稿定稿件与含痕迹的过程稿分开存：前者印发，后者备查。
拿一份虚构的“关于开展××检查的通知”，按下面六项跑一遍。
| 验收项 | 怎么做 | 通过标准 |
|---|---|---|
| 套红一致 | 用母版生成两份，换人操作一次 | 红头位置、字号、版心一致，文号只填一次 |
| 权限边界 | 只读账号打开母版，起草账号改正文 | 母版改不动，正文能改 |
| 留痕完整 | 两个账号各改一句、各留一条评论 | 作者名、时间、改前改后都能看到 |
| 清稿彻底 | 定稿后导出 PDF | 无修订线、无批注气泡 |
| 归档可用 | 用阅读器与档案系统各打开一次 | 版式不窜位，红头与日期完整 |
| 追溯可行 | 按时间回查某句时限的改动 | 能定位到人、到句、到版本 |
其中“权限边界”和“清稿彻底”必须过：前者不过，母版迟早被改花；后者不过，带痕迹的文件会流出去。
五、石墨办公套件私有部署承担哪一段
它把文稿、表格、幻灯片等应用的多人实时编辑、评论与版本管理，以及组织空间、文件权限放在企业自有环境里；权限按组织、成员、角色、空间和文件设置，角色权限与文件权限叠加生效。对应本文，它承担过程稿这一段：会签阶段的评论与讨论、版本回溯、按组织或空间控住母版编辑权。红头母版用公文模板固定，会签过程全程留痕。
公文场景的整体链路可对照公共服务行业方案，编辑与格式能力看编辑能力说明，产品边界见办公套件私有部署产品页。
常见问题
套红能不能做成模板？
能，而且该做成模板：红头、版心、字号、分隔线固定在受控母版里，只留文号、标题、主送机关、成文日期等占位，正文定稿后并入母版。关键是母版只有一个维护入口。
痕迹保留能导出吗？
要看导出格式和设置。定稿前用样稿实测：导出件上是否还有修订线与批注、作者与时间是否还在。公开资料里两种结果都能看到，不能默认“支持留痕”就等于导出后还在。
不同人改的颜色能区分吗？
Word 等按作者给修订着色，颜色由软件自动分配，重开或换人打开后可能变化，不能当身份依据；部署版本的具体着色规则需与方案团队确认。判断谁改了什么，看作者名与版本记录。
要判断流程卡在哪一步，可带上现行母版和一份已定稿公文预约演示，按上面六项当场跑一遍，把“母版能不能锁住”“导出后痕迹还在不在”一次问清。也可以先看私有化部署方案，了解部署形态与交付范围。