结论：政务协同办公平台里的文档协作不是挑编辑器，而是先划三条边界——平台管流程和入口，文档协作管内容生产，文档能力底座管嵌进已有系统。边界划清，再用权限、认证、信创三张清单核对。
返工通常不是产品不行，而是同一件事被两个系统各做了一半：平台存一份会签稿，协作空间又改一版，说不清哪份算定稿。下面按“划线、定权限、核证据”的顺序讲。
一、先分清三个角色，再谈选哪家
政务协同办公平台是整体工程，文档协作只是一块。写进标书前，先确认它由哪一层承担。
| 角色 | 负责什么 | 不承担什么 | 验收看什么 |
|---|---|---|---|
| 平台侧 | 公文流转、会签、督办与统一门户 | 正文的多人同时编辑与版本收敛 | 一件公文能否在平台内走完全流程，正文不用导出再传 |
| 文档协作 | 六大应用的内容生产、评论与版本管理，以及组织空间、知识库与文件权限 | 平台的流程引擎、业务入口和审批结论 | 多人同改、版本可回溯、空间权限与组织架构对得上 |
| 文档能力底座 | 以 API / SDK 提供预览、编辑、转换与协作，嵌入 OA、ERP、门户 | 业务系统的入口、流程和权限体系 | 嵌入后是否复用原有权限，业务入口是否不变 |
三层可由不同厂商或同一家承担。判断标准不是功能多少，而是每一类内容只有一个归属：定稿在平台归档，过程稿在协作空间改。
公文版式、套红、文号通常由公文平台统一管；石墨办公提供公文模板，正文起草、会签批注与全程留痕在协作层完成，改完能原样回传。石墨办公套件私有部署落在第二层：把文档、表格、演示的协作与组织空间、知识库、权限放在单位自有环境里运行。
二、四个问题定范围，避免“什么都想要”
- 公文正文要不要在平台内闭环？要，就先约定“协作空间里改、定稿回传归档”的动作与责任人，别两头都留可编辑版本。
- 协作主要发生在部门内，还是跨部门？借用某个处室空间的跨部门专项，人员一调整权限就乱，应单独建空间并指定管理员。
- 已有业务系统要不要嵌文档能力？只让附件能打开、能改，评估石墨办公文档中台私有部署（Shimo Office SDK）就够，不必上整套平台。
- 有没有国产化或内网要求？有，环境清单就要在选型阶段给出来，否则兼容核对没对象。
四问答完，范围基本就定了。范围没定就比功能清单，实施时一定加需求。
还要写反向结论：平台自带的正文协作若已满足多人同改与版本回溯、且不需要独立的文档空间权限体系，可以不另采办公套件，直接用它，以实际能力为准。结论写成双向的，评审时才不会被问“那为什么还单独买一套”。
三、多部门权限：先画组织树，再定两层权限
权限难点不在“能不能设”，而在设完之后跟编制对不对得上。
- 按现行编制画组织树，别在系统里另造一套部门名。
- 定空间归属：一个处室一个团队空间，跨部门专项单独建，各设一名管理员。
- 两种管理员分开：平台管理员管组织与安全策略，空间管理员管成员和文件，别合成超级账号。
- 权限分两层：角色权限决定能不能用管理能力，文件权限决定对具体文件或空间能做什么，两者叠加生效。
- 按离职场景验收：用测试账号模拟停用、退出团队、撤回共享，检查已打开的会话、共享链接、搜索是否按约定失效并留审计证据；已下载文件单独约定。
边界提前说清：授权粒度到组织、成员、角色、空间和文件。“同一张表里不同人只看自己那几行”属业务系统侧的数据隔离，是否支持以产品确认为准。
四、认证和信创：页面上有标识不等于有证据
资质那一栏最容易被一句“已通过”带过。三类材料各准备一句必问，答不上来就记缺口。
| 材料 | 只问这一句 | 证据落在哪 | 答不上来怎么办 |
|---|---|---|---|
| 等保三级 | 备案证明与测评报告，覆盖的是不是这次交付的实例和版本？ | 报告首页的测评对象、版本与报告日期 | 写进会议纪要，列为交付前置条件 |
| ISO 信息安全管理体系 | 证书主体是不是签约方，范围含不含私有部署形态？ | 证书上的获证组织与范围页 | 同上，并约定补件时间 |
| 国产化适配 | 我们这份拟用环境清单，哪几项在这一版矩阵里？ | 官方兼容矩阵上的逐项标注 | 列为待验证项，用 PoC 定论 |
页面上的标识只说明“有这个说法”。只听口径不看材料，评审时一定被问住。等保那栏怎么逐项核（备案与测评的差别、要看的字段），见等保三级对文档系统意味着什么，本篇不重复。信创同理：具体 CPU、操作系统、数据库及版本以官方兼容矩阵和项目评估为准；适配说明见信创部署方案，版本核对走帮助中心与方案团队。
五、上线前按这六条验收
- 定稿唯一：抽一件已办结公文，五分钟说清定稿与过程稿各在哪。
- 版式过关：用真实公文模板打样，核对红头、字体、页码与表格跨页。
- 权限对得上：抽三个部门、三类角色，验证两层权限符合设计。
- 撤权有据：模拟一次离职，记下账号停用到各处失效的实际时间。
- 格式转换：要 OFD 的场景，用文档中台的高保真转换能力出成品，用实际文件逐份核对。
- 证据归档：认证原件、兼容矩阵、测评报告入档，缺口写进会议纪要。
答不上来，问题多半不在产品，而在范围没定清、责任没落到人。按公共服务行业协同方案的能力口径，把范围写进自建评审表（认证原件、兼容矩阵、撤权记录、版式打印四列），比验收会再解释便宜。
常见问题
政务协同办公平台和办公套件私有部署是什么关系？
平台负责流程和入口，办公套件私有部署负责内容生产与协作空间，可由不同厂商或同一家提供。关键不是谁包含谁，而是定稿位置只有一个、正文不用导出再传；公文规则仍由平台承担。
要不要私有化部署？
看三条：数据是否必须留在本单位环境、是否要对接内网统一身份与业务系统、有无国产化要求。成立两条就按私有部署评估。官网口径是内网使用，完全物理隔离需与方案团队确认；私有部署也不构成“所有数据不出域、完全离线”的保证，出网组件与日志上报要单独确认。
多部门权限怎么设计？
先按编制画组织树，再定空间归属，角色权限与文件权限分开写，最后做一次离职演练。行级、列级隔离不在文件权限范围内，需业务系统侧设计，是否支持以产品确认为准。
正在准备立项材料，可以带着组织架构、公文模板与拟用环境清单预约演示，把定稿位置、权限层级和兼容清单一次核对完，再定平台与文档协作各自的范围。也可以先看私有化部署方案，了解部署形态与交付范围。