石墨办公文档中台私有部署（以下简称文档中台）续约时，新接入的业务系统是否仍在原授权范围内，要把上次确认的权益、现在实际接入的系统、本轮报价覆盖的对象逐项对应。峰值编辑量没变、接口已经调通、几个系统共用一个网关，都不足以单独回答这个问题。
采购需要知道报价买到了什么，IT 则更容易掌握系统增加了哪些入口、环境和文档动作。把这两组信息放进同一份记录，比沿用上一份报价标题更有用。下面给出一套可直接填写的核对方法，并用三个接入变化演示怎样保留已经确认和仍待确认的部分。
先给每个接入事实找到材料位置
石墨办公文档中台私有部署的公开定价页列有应用接入范围，因此询价不能只描述并发需求。不过，公开页面不能代替某个项目对“一个应用”的具体约定，也不能直接解释旧合同如何覆盖新增系统。
业务系统、域名、AppID 和部署实例可以帮助定位接入对象，但它们与商业授权单位并非天然一一对应。例如，供应商门户和 OA 可能共用网关；这只描述技术连接，不能据此认定它们在报价里算同一个应用。一个系统有多个环境，也不能仅凭环境数量推导收费数量。
先把材料按作用整理起来，不急着给所有对象打“已授权”的标签：
| 材料 | 要定位的内容 | 单独不能回答的问题 |
|---|---|---|
| 旧授权与确认材料 | 对象、环境、用途及适用期间所在的具体条款、附件或书面答复 | 后来新增的系统是否也被覆盖 |
| 当前接入记录 | 系统负责人、文档动作、环境和技术标识引用 | 接通是否等于商业范围已确认 |
| 本轮报价及答复 | 对应报价行、版本，以及对新增和退出对象的明确处理 | 一句“与原来一致”是否包括尚未说明的变化 |
旧材料只有“文档中台一套”几个字时，应把范围不清本身记录下来。接口日志能补充实际使用情况，却不能替旧材料补写商业定义。材料之间有冲突时也先保留差异，不由项目组自行选一份作为最终口径。
一个续约项目，三种不同的核对结果
以下为虚构示例。系统名称、材料编号、报价行和日期均用于演示，不对应真实客户或石墨办公的统一商务规则。假设采购拿到了新报价，IT 发现现状包含“OA 保留、供应商门户新增、旧测试环境拟退出”三件事。三件事必须分别说明，不能都压进“原系统继续用”这一行。
OA：材料已经对应，保留确认范围
OA 负责人核对后确认，当前仍在原生产环境进行合同预览和编辑，使用对象与用途没有变化。项目旧授权附件 A-02 第 2 项明确写出了这套 OA 及其生产环境；本轮报价 V2 第 1 行又明确引用 A-02 第 2 项，书面答复 R-01 确认本轮仍覆盖该范围。
记录结果可以写为：“OA 生产环境，合同预览与编辑；技术记录见接入台账 S-01；旧依据 A-02/第 2 项；本期变化为无；新依据 V2/第 1 行、R-01；范围核对已完成。”示例中由 OA 负责人、采购负责人和供应商商务联系人于 10 月 30 日共同核对并留名。这里的“已完成”来自材料逐项对应，仅适用于这条范围记录，不是对全部报价条款或后续履约的总验收。
供应商门户：技术接通，商业对应关系仍待确认
门户负责人提供了测试接入记录 S-02：系统已能打开文档，拟用于供应商在线填报和编辑；门户经由现有网关访问中台，已有自己的技术应用标识。但是，旧附件没有提到门户，新报价第 1 行又只引用了原 OA 范围。
这一行应写：“新增供应商门户；当前仅测试接入，拟用于生产；旧范围未找到明确对应；新报价未说明；待供应商商务负责人回复。”不能写“已接通，所以已包含”，也不能反过来写“有新 AppID，所以必然要新增费用”。
采购应把问题落到这行上：“请明确门户的生产使用是否包含在 V2 第 1 行；若包含，请标出依据与适用范围；若需调整，请列出调整后的范围及报价位置。”在示例中，采购负责人于 10 月 30 日提出问题，约定 11 月 3 日核对答复。这是此项目自行约定的跟进日期，不是统一续约期限。在答复到来前，原有测试接通记录和商业待确认状态并列保留。
旧测试环境：记录拟退出，不先计算抵扣
IT 计划退出旧测试环境，但在 10 月 30 日核对当天它仍然存在，接入记录为 S-03；旧附件 A-02 第 3 项把该环境列在 OA 的测试用途下。示例中计划于 11 月 5 日停用，由 IT 负责人补充实际停用记录。项目组把“计划退出”和“已经停止使用”分开记录。
本轮报价 V2 未说明退出后的范围处理，因此采购还要确认后续报价是否继续列入该环境，以及是否需要更新附件。记录此时是“拟退出，商业处理待答复”，由采购负责人在 11 月 3 日向供应商商务联系人跟进。关闭环境不会自动证明费用应减少，也不能自行认定释放了一个可转给门户的应用名额。即使后来拿到了停用记录，报价处理仍需要对应材料。
把核对过程留成一条可复查的记录
可以按下面的字段为每个接入事实建一条记录。同一系统存在多个用途或环境时，先拆开描述差异；拆行是为了核对，不代表自行增加商业计数。
- 系统与负责人
- 系统名称：____；业务负责人：____；IT 联系人：____。
- 当前用途与状态
- 文档动作：____；环境：____；当前使用、测试或计划接入：____；核对日期：____。
- 技术定位
- 应用标识、入口或部署记录的引用位置：____。只填核对所需的引用，不粘贴密钥、访问令牌或客户文档。
- 上次确认的范围
- 材料版本、条款或附件位置：____；覆盖对象、用途、环境与适用期间：____；尚不清楚的部分：____。
- 本期变化与新报价
- 新增、保留、变更或拟退出：____；报价版本与行号：____；书面答复位置：____；答复是否逐项回应变化：____。
- 结论与下一步
- 已对应的部分：____；仍未解决的问题：____；由谁补充什么材料：____；跟进日期：____；完成核对的双方联系人及日期：____。
这是采购与 IT 整理材料的方法，不是石墨办公内置的授权盘点功能。内部记录中应能打开所引用的材料；如果报价更新为 V3，还要标明替代了哪一版，避免一位同事拿 V2、另一位拿 V3 得出不同结论。
收到“沿用原范围”的回复后，再追问到具体对象
“沿用原范围”可以作为答复原文保存，但只有明确它指向哪份材料、包括哪些变化，才能关闭对应问题。对于示例中的门户，可以请对方直接引用记录编号回答；对于拟退出的测试环境，则请对方说明新报价与附件将如何体现它。不要把对 OA 的肯定答复顺手复制到另外两行。
若答复依然模糊，就把未决项交给采购、业务负责人和供应商共同处理，并保留约定的跟进日期。技术验证、业务是否继续推进，以及商业范围确认是不同的决策；这张记录让参与者看见各自缺什么材料，而不是替他们作出合同判断。
如果还没有理清业务系统与中台的技术分工，可先看文档中台嵌入 OA 的三类接入方式。准备咨询石墨办公方案时，可以带着这份接入变化记录预约演示与方案沟通，请相关人员逐项确认本项目的范围，再让报价与确认后的记录对应。也可以先看私有化部署方案，了解部署形态与交付范围。