结论先说：第一步不是挑产品，也不是搬文件，而是把“现在怎么协作”写成一条可验收的基线。这条基线同时就是选型口径和上线验收题。
共享盘加本地 Office 的痛点通常不在“存不下”，而在“传不顺”：方案靠邮件来回传，最终版靠文件名区分，权限给宽了收不回。换协同办公是把传递链改成围绕同一份内容的协作，所以路线图按协作方式怎么切排，不按搬多少 GB 排。
一、先写一页现状基线，再谈产品
基线不是调研报告：一页、一条链一行，回答谁参与、从哪进、卡在哪、怎样算成功。
- 选一条链，不选一个部门。标准是每周发生、跨两个以上角色、出错要返工，例如“月度经营分析：财务出表、业务补数、负责人定稿”。
- 记录实际路径。共享盘、邮件、聊天工具各占多少，往返几次，谁有权改，最终版由谁认定。写实际做法，不写制度。
- 标出失败点。常见的是找不到最新版、权限给宽了收不回、离职后文件没归属；失败点要落到某一步。
- 写一句可观察的成功标准。例如“负责人十分钟内确认本周版本，外部顾问只能打开指定文件”，它会变成验收题。
- 指定两个验收人。业务负责人判断任务是否更顺，管理员判断权限、账号和审计是否可交付。
这一步一到两周，别在这阶段比品牌。
二、选型：先过门槛，再按权重打分
最常见的错误是把硬条件和编辑体验放进同一张表加权，让高分掩盖硬伤；应先一票否决再比分数。
门槛分两层。第一层沿用私有部署那几道关：网络与部署边界、身份对接、权限与审计能否留证、升级与运维谁负责；第二层是迁移专属的两条：历史文件迁移保真、旧链接与权限映射。任一条拿不出可核对材料，就标“待确认”，不进入打分。
| 维度 | 权重 | 用什么任务验证 | 证据要求 |
|---|---|---|---|
| 协作任务完成度 | 30 | 基线那条链多人同时改并定稿 | A：试点可复现 |
| 权限与撤权 | 20 | 外部顾问只开指定文件，结束后撤回 | A：三类角色实测 |
| 迁移保真 | 20 | 复杂版式、版本、目录与权限抽样 | A 或 B：抽样记录 |
| 搜索与知识沉淀 | 10 | 用旧文件关键词找回指定版本 | B：现场操作记录 |
| 运维与升级 | 10 | 升级窗口、回滚、故障响应 | B：书面方案 |
| 总成本 | 10 | 订阅、实施、培训、管理工时 | B：报价与工时估算 |
证据分三级：A 试点可复现，B 正式文档或书面答复，C 口头说明和宣传页；C 不计分。
部署规模要同时看员工规模（席位）与同时在线、协作需求：前者定席位和账号，后者定资源与并发，两者不能互相替代。
三、四阶段路线图：每阶段都要有退出条件
路线图的价值不在时间表，而在“何时允许进入下一步”；排期单位是协作链，不是文件批次。
| 阶段 | 主要动作 | 交付物 | 不满足就不进入下一步 |
|---|---|---|---|
| 现状基线 | 选链、记路径、定标准 | 一页基线表 | 没有验收人，或标准不可观察 |
| 影子期 | 一条链双轨跑，旧入口保留 | 同一任务的两套记录 | 关键角色仍要回旧入口 |
| 部门试点 | 扩到三条链，含一条低频高风险 | 场景卡、撤权与离职记录 | 出现无法解释的越权或数据缺口 |
| 全量切换 | 按批次切换，旧盘转只读再收口 | 批次清单、回退演练记录 | 回退步骤没人实际操作过 |
先证明一条链跑得通，再承担搬迁量；“一次性全切”会把学工具和搬文件压在同一天。
历史文件不必整体搬：活跃的进协作空间，留档的转只读归档，重复过期的先不搬；搬完按类型抽样核对打开、格式、目录与权限。
四、上线验收：按角色和失败路径出题
账号矩阵与撤权判据沿用协同办公验收清单，迁移场景补专属题。
- 外部顾问只开指定文件。只给一位外部协作者授权一份文件，结束即撤回，确认他打不开同目录其他文件。
- 旧链接与跳转的影响面。指向旧盘的链接与附件要批量替换或保留跳转；撤权后旧盘链接、跳转与收藏是否按约定失效，记录生效时间。
- 版本与格式各抽一类。恢复一个被误改的版本；拿红头文件、合同、复杂表格逐页比对打印效果。
- 把已下载的副本单独约定。撤权管平台内访问，管不住已落地的文件，要写进交接流程。
- 提前写停止条件。出现越权无法解释、文件缺失或大面积打不开，暂停扩面先定位。
五、适用边界：什么时候不必整套迁移
如果痛点只是“文件存得乱、找得慢”，先把目录、命名、归档和下载权限治理好，可能比换平台更快；如果核心痛点是多人同时写、版本收不拢、权限要按部门控，才该按协同办公评估。若只是把预览编辑嵌进 OA、ERP，评估对象是石墨办公文档中台私有部署（Shimo Office SDK），不是这条路线；它的并发按同时使用数评估，不能用员工总数替代。
石墨办公套件私有部署把文档、表格、演示的协作，与组织空间、知识库、文件权限放在企业自有环境里，支持多人实时编辑、评论、版本管理，以及统一身份接入、操作审计与水印。其实施路径（盘点现状、明确边界、方案设计、环境准备、部署集成、上线运营）与四阶段大致对得上。私有部署不等于完全离线，也不构成“所有数据不出域”的保证；官网口径是内网使用，完全离线与等保范围需与方案团队确认。
常见问题
迁移要不要一次性全切？
不建议。先跑一条链的影子期，再扩到部门试点，最后按批次切换；一次性全切会把学工具和搬文件叠在同一天，出问题难判断是哪一环。
历史文件怎么处理？
先分级：活跃文件进协作空间，留档文件转只读归档，重复和过期的先清理。搬完抽样核对打开、格式、目录和权限；历史版本与旧链接是否保留需逐项确认。
怎么让员工愿意用？
让基线那条链先在新入口跑顺，少一次往返、少一次“最终版”确认，比发通知有说服力。命名、定稿和权限规则写清楚，试点成员当种子用户。
第一步到底该做什么？
用一到两周写一页基线：一条协作链、参与角色、实际入口、三个失败点、一句成功标准、两个验收人；带着它去选型，比一上来比功能更容易得出可用结论。
准备启动时，带着那页基线表和现有权限结构预约演示，让方案团队按真实协作链走一遍；也可以先看产品选型和私有化部署方案，确认该从哪类能力补起。