石墨办公隐私保护政策

更新日期：2026 年 11 月 4 日

生效日期：2026 年 9 月 4 日

武汉一字一墨科技有限公司重视您的个人信息和隐私保护。

《石墨办公隐私保护政策》（以下简称“本政策”）旨在向您说明，在您访问石墨办公官网（shimo.net）并使用其中的咨询、预约演示、安装包下载、License 申请、测试试用环境等服务时，我们如何处理您的个人信息，以及您如何管理您的个人信息。

请您在使用前仔细阅读并理解本政策，特别关注以加粗等显著方式提示的内容。

本政策是个人信息处理规则和告知文件，并不意味着本政策涉及的全部个人信息处理活动均以您的同意作为唯一处理依据。我们将根据具体场景，依法基于您的同意、为订立或履行您作为一方当事人的合同所必需、履行法定义务所必需或者法律法规规定的其他合法事由处理个人信息。

对于依法需要取得您的同意、单独同意或者履行其他特别程序的个人信息处理活动，我们将通过相应页面、弹窗、授权页面或其他适当方式另行向您告知，并依法履行相应程序。

本政策主要包括：

一、本政策适用范围及个人信息处理主体

1.1 适用范围

本政策适用于石墨办公官网（shimo.net，含移动端网页）、官网中的表单、在线咨询，以及通过官网提供的测试试用环境。

特定服务或功能可能通过专项页面向您提供更加具体的个人信息处理说明。专项说明与本政策共同构成相应场景下的个人信息处理规则；就同一具体事项存在更加具体说明的，以该专项说明为准。

本政策不适用于以下情形：

1.2 主要个人信息处理者

除具体服务或场景另有明确说明外：

个人信息处理者：武汉一字一墨科技有限公司（以下简称“一字一墨”）

注册地址：武汉东湖新技术开发区关山大道 598 号武汉中地科技园综合楼 B0701（自贸区武汉片区）

本政策中所称“我们”，除具体场景另有说明外，指一字一墨。

一字一墨是武汉初心科技有限公司（以下简称“初心科技”）旗下企业，是石墨办公官网及测试试用环境的运营主体。初心科技旗下有两个品牌：石墨文档（shimo.im）面向个人、团队与企业提供 SaaS 服务，由初心科技运营；石墨办公（shimo.net）面向政企，提供私有部署产品及专业服务。

“石墨文档”“石墨办公”均为产品和服务品牌，不是独立法律主体。

1.3 关联公司参与服务

初心科技及其他关联公司可能根据实际业务安排参与石墨办公的产品研发、系统运维、技术支持、客户服务、实施交付、安全保障或特定产品服务。

“关联公司”是指直接或间接控制初心科技、受初心科技直接或间接控制，或者与初心科技共同受到同一主体直接或间接控制的法人或其他组织，包括初心科技与一字一墨。

关联关系本身并不意味着相关关联公司可以当然获取或者独立使用您的个人信息，也不意味着所有关联公司均为您的个人信息处理者。

根据关联公司实际参与个人信息处理的方式：

我们不会仅以“关联公司”这一概括性称谓作为集团内任意共享个人信息的依据。

1.4 机构和组织使用场景

当您代表所在机构提交咨询、申请试用或者 License，或者通过机构创建的组织空间使用测试试用环境时，相关机构和我们可能分别承担不同的个人信息处理责任。

对于官网表单、测试试用环境账号、平台运行、安全保障等由我们自主决定处理目的和方式的信息，本政策适用。

对于由机构决定处理目的和方式的员工信息、业务数据及文档内容，我们可能按照该机构的指示及双方约定提供存储、协作、运维等服务。相关机构应依法履行其个人信息保护义务。

二、我们如何收集和使用个人信息

2.1 基本原则

我们按照合法、正当、必要和诚信原则处理个人信息，并将个人信息处理限制在实现明确、合理目的所必要的范围内。

您实际使用的功能不同，我们处理的个人信息范围也会有所不同。

对于提供相应基本功能所必需的个人信息，如您拒绝提供，我们可能无法提供对应功能；对于附加功能所需的信息，您可以自主决定是否提供或授权，拒绝提供原则上仅影响相应附加功能，不影响与该信息无关的其他功能。

2.2 处理个人信息的合法依据

根据具体场景，我们可能基于以下一种或多种事由处理您的个人信息：

对于基于同意进行的个人信息处理活动，如处理目的、处理方式或者个人信息种类发生依法需要重新取得同意的变化，我们将重新履行相应程序。

2.3 个人信息收集和使用清单

我们主要通过您主动提供、您使用相关功能过程中产生以及系统自动收集等方式处理个人信息。

只有在您实际使用相应功能时，我们才会按照相应目的处理相关个人信息。下表并不意味着我们会在您访问石墨办公官网时一次性收集其中列明的全部信息。

功能/使用场景及信息来源个人信息种类使用目的
浏览官网（服务运行过程中产生）IP地址、浏览器类型及版本、操作系统、访问时间、访问页面、来源页面及必要的网络日志提供网页服务，保障服务及网络安全
访问来源统计（系统自动收集）首次访问页面、来源网站域名、推广及渠道参数（如 utm 系列参数、kwid、bd_vid）、AI 搜索来源标识，以及当前会话中浏览过的页面路径统计访问来源及推广效果；您提交表单时随线索一并记录，用于了解咨询来源
预约演示（您主动提供）姓名、电话、公司名称、所属行业、团队规模、场景需求、特殊要求联系您安排产品演示，了解并评估您的需求
安装包下载（您主动提供）联系人、联系电话、公司名称、所属行业、团队规模、使用场景、预计采购时间、补充说明提供安装包下载，并为部署使用提供支持和商务沟通
License 申请（您主动提供）联系人、联系电话、公司名称、机器序列号生成、发放及核验 License，提供授权相关支持
手机号验证（您主动提供、系统生成）手机号码、短信验证码及其发送和校验记录、图形验证结果核验手机号码真实性，防止恶意提交及短信滥用
在线咨询（您主动提供、服务过程中产生）访客标识、已登录时的账号标识，以及您在会话中主动发送的咨询内容、联系方式和文件提供在线客服，回复您的咨询
测试试用环境注册、登录及账号管理（您主动提供、系统生成）手机号码或电子邮箱地址、验证码验证结果、账号标识，以及您主动设置的昵称、头像等创建和管理试用账号、完成身份验证及登录、保障账号安全
测试试用环境中的文档创建、协作及分享（您主动提供、使用服务过程中产生）您创建、上传的文档、图片、文件及必要文档信息，昵称、头像、编辑记录、评论、协作权限及分享设置提供文档编辑、存储、协作、分享及权限控制等试用功能
客服、投诉及申诉（您主动提供、服务过程中产生）联系方式、账号信息、沟通记录以及您主动提交的图片、文档或其他必要材料核实身份，处理咨询、投诉、申诉及争议
商务洽谈及正式采购（您主动提供、交易过程中产生）联系人姓名、所在机构及职务、联系电话、电子邮箱，以及合同履行和开票所需的信息报价、订立和履行采购合同、开具发票及售后服务
网页运行及安全保障（系统自动收集）页面地址、页面加载性能、接口请求及脚本错误信息、浏览器及操作系统类型、设备类型、IP地址监测官网稳定性，排查故障，识别异常访问

2.4 设备权限

石墨办公官网为网页服务，不会主动申请相机、麦克风、通讯录、位置等设备权限。

当您在测试试用环境中主动选择上传文件或图片时，浏览器仅会读取您所选择的文件。

如未来确需使用相关设备权限，我们将在实际使用前依法进行相应说明。

2.5 用户主动上传的文档和内容

您通过测试试用环境创建、上传、存储或者分享的文档及其他内容中，可能包含您本人或者其他自然人的个人信息，包括敏感个人信息。测试试用环境仅供体验，请勿上传重要、涉密或者敏感信息。

我们处理该等内容，主要是为了按照您的选择向您提供文档存储、编辑、协作、分享、安全保障等试用功能。

您将包含个人信息的文档上传至测试试用环境，并不意味着我们因此取得将其中个人信息用于与您所选择服务无关的其他目的的权利。

如果您通过测试试用环境处理他人的个人信息，请确保您有权进行相应处理，并依法履行必要的告知、授权或者其他义务。

2.6 商务联系

您提交预约演示、下载、License 申请等表单后，我们可能通过电话、短信或者电子邮件与您联系，介绍相关产品、了解需求或者跟进商务事项。

如您不希望继续接收此类联系，可以在沟通时直接告知，或者通过本政策载明的联系方式要求停止，我们将停止相应联系。

三、我们如何处理敏感个人信息

敏感个人信息是指一旦泄露或者被非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，包括法律规定的生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息。

石墨办公官网的表单及咨询服务不要求您提供敏感个人信息。只有在具有特定目的和充分必要性，并采取严格保护措施的情况下，我们才会处理敏感个人信息。

如我们主动要求您提供敏感个人信息，我们将依法向您告知处理该信息的必要性以及对您个人权益的影响等事项，并在依法需要时取得您的单独同意。

如敏感个人信息由您自行录入或者上传至测试试用环境的文档内容中，我们主要按照您选择的文档存储、编辑、协作等服务功能处理相关内容。

四、我们如何委托处理、提供、转移和公开个人信息

4.1 委托处理

为向您提供和保障石墨办公服务，我们可能委托关联公司或者其他专业服务商承担云服务、短信发送、客户关系管理、在线客服、网页性能监控、系统运维、安全保障等工作。

对于仅按照我们的指示处理个人信息的受托方，我们将依法约定处理目的、期限、方式、个人信息种类、安全保护措施以及双方权利义务，并对其个人信息处理活动进行监督。

受托方不得超出我们的合法指示，将相关个人信息用于其自身独立目的。

4.2 向其他个人信息处理者提供个人信息及第三方服务

为了实现相关功能，我们可能根据具体业务需要与第三方合作，或者在石墨办公官网中接入第三方SDK、脚本及其他技术服务。

根据具体合作方式：

如果我们向其他个人信息处理者提供您的个人信息，我们将依法向您告知接收方名称或姓名、联系方式、处理目的、处理方式及个人信息种类，并在依法需要时取得您的单独同意。

如果第三方仅按照我们的指示处理个人信息，我们将依法按照委托处理关系对其进行管理。

为便于您了解相关第三方及其个人信息处理情况，我们通过《石墨办公第三方信息共享清单》集中向您说明向其他个人信息处理者提供个人信息以及接入第三方SDK、技术服务的主要情况。

《石墨办公第三方信息共享清单》是本政策的组成部分，但不是一份需要您单独同意的服务协议。

清单名称中的“信息共享”是便于用户理解和查询的统一名称，并不意味着清单中所有第三方均属于独立个人信息处理者，也不意味着所有第三方服务场景均构成法律意义上的“向其他个人信息处理者提供个人信息”。我们将根据第三方实际处理个人信息的方式确定相应法律关系并履行相应义务。

第三方属于初心科技关联公司的，不因双方存在关联关系而当然免除上述个人信息保护要求。

4.3 第三方信息共享清单的更新

第三方服务、服务商或者合作方式可能因功能、版本及业务合作变化而调整。

对于不会实质改变个人信息处理目的、方式、种类或者不会对您的个人信息权益产生重大影响的版本、第三方名称、链接等一般性调整，我们可以及时更新《石墨办公第三方信息共享清单》。

如果相关变化涉及新增个人信息处理目的、明显扩大个人信息种类、增加新的独立个人信息处理者或者依法需要重新取得同意或单独同意，我们将依法另行履行相应告知、同意或者其他程序，不会仅通过更新清单代替法律规定的程序。

4.4 合并、分立及业务转移

因合并、分立、解散、破产、资产或者业务转移等原因需要转移个人信息的，我们将依法向您告知接收方的名称或姓名及联系方式。

接收方应继续履行个人信息处理者的法定义务；其拟变更原个人信息处理目的或者处理方式的，应依法重新履行相应程序。

4.5 公开个人信息

原则上，我们不会向社会或者不特定人群公开您的个人信息。

确有必要公开个人信息时，我们将依法履行相应告知程序，并在法律要求时取得您的单独同意。

涉及平台违规治理、风险提示或者案例公示的，原则上采用匿名化、去标识化或者其他不会识别具体自然人的方式。

本政策及平台规则本身不构成任意公开自然人个人信息的概括授权。

法律法规另有规定的，从其规定。

五、个性化推荐、自动化决策和商业营销

石墨办公官网目前不提供基于个人特征的个性化内容推荐或程序化广告。访问来源统计仅用于了解渠道和推广效果，不用于对您个人进行画像或者差别待遇。

如果我们未来通过自动化决策方式分析您的兴趣、偏好或者使用行为，并据此进行内容推荐、商业营销或者其他自动化决策，我们将依法保障决策透明度以及结果公平、公正，不对个人在交易价格等交易条件上实施不合理的差别待遇，并依法向您提供：

对于按照本政策第 2.6 条进行的商务联系，您可以随时要求停止。

如果我们通过自动化决策方式作出对您的权益具有重大影响的决定，您有权依法要求我们进行说明，并有权依法拒绝仅通过自动化决策方式作出的相关决定。

六、Cookie和同类技术

为保障网站和服务正常运行、保持登录状态、保障账号安全、记住相关设置以及统计访问来源，我们可能使用Cookie、浏览器本地存储（localStorage）、会话存储（sessionStorage）或者其他同类技术。

相关技术可能处理IP地址、浏览器类型、操作系统、访问时间、页面操作、登录状态、访问来源及推广参数等信息。其中，访问来源及推广参数主要保存在您的浏览器中，在您提交表单时随表单一并发送给我们。

您可以通过浏览器或者设备设置管理和删除Cookie及本地存储数据。

对于提供服务或者保障安全所必需的Cookie，关闭后可能影响相关功能正常运行；对于依法需要取得同意的非必要Cookie，我们将在依法需要时提供相应选择机制。

七、我们如何存储和保护个人信息

7.1 存储地点

我们原则上将在中华人民共和国大陆地区运营过程中收集和产生的个人信息存储于中华人民共和国大陆地区境内。

涉及向境外提供个人信息的，按照本政策第十章处理。

7.2 保存期限

我们仅在实现个人信息处理目的所必要的最短期限内保存个人信息。

对于能够明确具体保存期限的信息，我们将根据相关业务和法律要求确定相应期限。

对于难以统一确定固定期限的信息，我们主要根据以下因素确定保存期限：

保存目的已经实现、无法实现或者不再必要，且不存在其他法定保存要求后，我们将依法删除或者匿名化相关个人信息。

法律规定的保存期限尚未届满，或者删除、匿名化在技术上暂时难以实现的，我们将停止除存储和采取必要安全保护措施以外的其他处理。

7.3 删除、试用终止及账号注销后的处理

您删除相关内容、注销试用账号，或者测试试用环境终止、重置后，我们将按照产品机制、备份更新周期和法律法规要求处理相关信息。

因灾难恢复、安全保障等需要，备份数据可能无法与生产环境同步立即删除。我们将在合理备份周期内完成覆盖、删除或者匿名化，并在此期间限制其用于恢复和安全保障之外的其他目的。

法律法规要求继续保存的信息，我们仅在法定范围和期限内保存。

7.4 安全保护

我们将根据个人信息处理目的、方式、种类、规模以及可能存在的风险，采取与风险相适应的技术和管理措施，包括：

7.5 个人信息安全事件

发生或者可能发生个人信息泄露、篡改、丢失等安全事件时，我们将依法及时采取补救措施。

根据法律法规要求，我们将及时向有关主管部门报告，并在依法需要时向相关个人告知：

法律法规允许在采取措施能够有效避免相关事件造成危害的情况下不逐一通知个人的，从其规定；有关主管部门依法要求通知个人的，我们将按照要求执行。

八、您如何管理个人信息

您依法享有对个人信息的查阅、复制、更正、补充、删除、限制或者拒绝处理、撤回同意等权利，并有权依法注销账号以及请求转移符合条件的个人信息。

8.1 查阅、更正及复制

您可以通过测试试用环境的账号设置等功能查阅或者修改部分个人信息。

对于您通过官网表单提交的信息，或者无法通过产品功能直接处理的事项，您可以通过本政策载明的联系方式向我们提出请求。

8.2 删除

符合法律法规规定情形的，您可以请求我们删除相关个人信息，包括：

8.3 撤回同意及停止联系

对于基于您的同意开展的个人信息处理活动，您可以通过浏览器设置、产品设置或者联系我们等方式撤回相应同意。

撤回同意不会影响撤回前基于您的同意已经开展的个人信息处理活动。

撤回某项同意后，相应功能可能无法继续使用，但原则上不影响与该信息无关的其他服务。

8.4 注销试用账号

您可以通过测试试用环境提供的账号注销功能（如有），或者通过本政策载明的联系方式申请注销试用账号。

注销前，请您妥善处理仍需保留的文档和其他数据。

注销完成后，我们将按照法律法规及本政策处理相关个人信息。

8.5 自动化决策及其他权利

涉及自动化决策、个人信息转移、已故自然人相关个人信息以及法律法规规定的其他个人信息权利，您可以依法通过本政策提供的渠道向我们提出请求。

8.6 权利请求处理

为保障个人信息安全，我们可能在处理您的请求前对您的身份进行合理验证。

我们将在法律法规规定的期限内及时处理您的请求。

作为我们的服务处理标准，一般情况下，我们计划在完成必要身份核验后的15个工作日内反馈处理结果。该期限属于我们的服务标准，并不表示法律法规对所有个人信息权利请求统一规定了15个工作日的法定期限。

如果我们依法拒绝您的请求，将向您说明理由。

如您认为我们的处理决定侵害您的个人信息权益，可以依法向履行个人信息保护职责的有关部门投诉、举报或者向有管辖权的人民法院提起诉讼。

对于合理的个人信息权利请求，我们原则上不收取费用；对明显重复或者超出合理限度的请求，按照法律法规处理。

九、未成年人及儿童个人信息保护

石墨办公主要面向政府机关、企业、事业单位及其他组织提供服务，石墨办公官网及测试试用环境并非面向未成年人设计，我们不会主动收集未成年人的个人信息。

9.1 一般未成年人

如果您是未成年人，请在父母或者其他监护人的指导下阅读本政策并使用我们的服务。

9.2 儿童个人信息保护专门规则

本节作为石墨办公针对未满十四周岁儿童个人信息的专门保护规则。

不满十四周岁未成年人的个人信息属于敏感个人信息。

如果我们知道或者应当知道相关用户属于未满十四周岁的儿童，并需要处理其个人信息，我们将依法：

如果我们发现在依法应当取得监护人同意的情况下未经有效同意处理了儿童个人信息，将依法采取停止处理、删除或者匿名化等必要措施。

十、个人信息跨境提供

根据目前业务情况，我们原则上将在中华人民共和国大陆地区运营过程中收集和产生的个人信息存储于中华人民共和国大陆地区境内。

如未来确需向境外提供个人信息，我们将根据届时适用的法律法规履行相应程序，包括在适用情况下：

依法需要向您告知时，我们将向您告知境外接收方名称或者姓名、联系方式、处理目的、处理方式、个人信息种类以及您向境外接收方行使个人信息权利的方式和程序等事项。

依法需要取得您的单独同意的，我们将依法取得您的单独同意。

个人同意或者单独同意本身不能替代依法应当履行的数据出境安全评估、标准合同、认证或者其他法定程序。

十一、本政策如何更新

我们可能根据法律法规变化、监管要求、服务功能变化或者个人信息处理活动调整更新本政策。

对于文字优化、联系方式变化等不会实质影响您个人信息权益的一般修改，我们可以通过更新本政策页面等合理方式进行告知。

如果相关更新可能对您的个人信息权益产生重大影响，我们将按照法律法规要求，通过页面公告、站内消息、邮件或者其他适当方式进行显著提示。

如果相关变化依法需要重新取得您的同意或者单独同意，我们将依法重新取得相应同意，不会仅以“继续使用石墨办公服务即视为同意”代替法律法规规定的同意程序。

更新后的政策原则上自其载明的生效日期起适用于此后发生的个人信息处理活动。

已经发生的个人信息处理行为或者争议，不因我们以后单方面修改本政策而当然适用更新后的规则。

我们将合理保存历史版本，方便您查询。

《石墨办公第三方信息共享清单》可能根据第三方服务、服务商或者合作情况单独更新。其更新规则按照本政策第4.3条执行。

十二、如何联系我们

如果您对本政策、我们的个人信息处理活动或者您的个人信息权利存在任何问题、意见、建议、投诉或者举报，可以通过以下方式联系我们：

我们可能在处理个人信息权利请求前对您的身份进行合理验证。

如果您认为我们的个人信息处理活动侵害了您的合法权益，除联系我们外，您还可以依法向履行个人信息保护职责的有关部门投诉、举报，或者依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。

本政策不会限制法律法规赋予您的投诉、举报、诉讼或者其他救济权利。