结论：只比许可费，ONLYOFFICE 文档的社区版确实更低——它按 AGPLv3 免费下载；但“便宜”要成立，得先把这个价格换算成和商业方案同一个单位。换算之后，省不省取决于三件事：业务系统要嵌几个入口、峰值有几个人同时在用文档、谁接升级和值班。有容器运维与二次开发人力、入口只有一两个的团队，自建更省；没有能长期养这套活的人，或要把响应时限写进合同的，石墨办公文档中台私有部署（以下简称文档中台）这类商业中台更省。金额以官方报价为准。
一、先统一计费单位：连接数、并发、席位不是一回事
ONLYOFFICE 官方文档把连接数和人数分开讲：最少连接数按要用编辑器的人数算，但一人可能在多个浏览器里同时打开多份文档；所有人会同时使用时，官方建议连接数留到用户数的两倍以上，否则连接不够的人只能只读打开。社区版在官方对比页标的是“建议 20 个用户以内”，按 AGPLv3 免费；企业版按所选套餐的同时连接数授权。文档中台数的是并发——同时使用数，总用户数对应席位，30 并发起售，按峰值并发估，不能用员工总数替代。
两边数的不是一回事：一边编辑器会话，一边同时使用数。拿员工总数乘系数比价，两边都会错。
| 维度 | ONLYOFFICE 文档（官方页面） | 文档中台私有部署 |
|---|---|---|
| 计费单位 | 同时连接数 | 并发（同时使用数） |
| 计数对象 | 编辑器会话：一人可同时开多份文档，一人不等于一个连接 | 同一时刻在用的文档操作数，总用户数对应席位 |
| 免费或试用边界 | 社区版建议 20 个用户以内，AGPLv3 | 30 天试用、30 并发 |
| 授权范围与入口 | 按所选套餐的连接数；按应用计费项未在公开页列出，以报价为准 | 按并发/年，含 5 个应用接入，新增另计 |
两种口径分开算即可：
- 连接数这么估：要用编辑器的人数 × 每人同时打开的文档数与浏览器数；官方建议所有人同时用时留到两倍——十个人按二十个连接备，才不会有人被降成只读。
- 并发这么估：看业务系统里文档操作的峰值，同一时刻有几个人在用就是几个并发；总用户数只对应席位，不能拿员工总数顶上。
二、六个集成模块，逐个看谁做
嵌一个编辑器是一件事，落地是六件事。ONLYOFFICE 官方文档给了两条路线：Docs API 要配 DocEditor 并实现 callback handler；WOPI 要自建 host 页面、实现 WOPI REST 接口、校验 proof keys 并配 IP 白名单。文档中台走 JSSDK、JSAPI、服务端 API 与事件回调。
| 模块 | ONLYOFFICE 文档（自建） | 文档中台私有部署 |
|---|---|---|
| 身份映射 | 用户与文档的对应关系由接入方在 host 页面建立 | 用户与身份仍由接入方掌握，权限接口对接既有体系 |
| 权限映射 | 权限由接入方在 host 侧承接 | 托管既有权限体系，提供权限接口与文字水印 |
| 前端嵌入 | 配置 DocEditor；走 WOPI 需自建 host 页面 | JSSDK、JSAPI 嵌入业务页面 |
| 文件与转换 | 打开与保存由接入方实现 WOPI REST 接口；格式支持以官方文档为准 | 服务端 API 取放文件与批量转换；高保真格式还原，支持 OFD |
| 回调与幂等 | 实现 callback handler 接收保存与状态事件 | 事件回调与安全事件回调，类型以开发文档为准 |
| 联调与值班 | 自己排升级窗口与回归；支持走 GitHub 或论坛 | 部署集成与持续服务写进交付路径，响应时限进协议 |
写着团队名字的格子越多，看不见的人日越多。
三、集成工作量怎么估：一张能填的表
别按“嵌个编辑器给一周”或“上个系统给半年”估。做法是拆模块、定口径、只填人日。
- 数入口。会打开文档的页面与流程节点，一个入口一行。
- 数角色。每个入口有几种权限身份，角色数决定测试矩阵。
- 按模块填人日。身份映射、权限映射、前端嵌入、文件与转换、回调与幂等、联调与值班各一行。
- 加异常项。保存失败、服务超时、重复回调各算一项。
- 把值班折成月度。每月几次 × 每次几人，别按年拍总数。
| 模块 | 要交付的东西 | 估算口径 |
|---|---|---|
| 身份映射 | 账号、组织、离职停用的同步规则 | 角色数 × 同步方式 |
| 权限映射 | 业务权限到文档侧的判定表 | 入口数 × 角色数 |
| 前端嵌入 | 打开、保存、断网、超时的表现 | 入口数 × 状态数 |
| 文件与转换 | 来源、版本、转换链路 | 格式数 × 往返次数 |
| 回调与幂等 | 事件消费、重试、去重 | 事件类型数 × 失败场景数 |
| 联调与值班 | 样本回归、监控与升级窗口 | 样本数 × 轮次；每月次数 × 人时 |
填完把两种报价放一起：许可费，对许可费加那些人日。
四、升级与值班落在谁身上
三年成本的差距通常不在第一年，而在之后每次升级和每个周末的电话。四个问题直接问：
- 配置会不会被覆盖。官方 WOPI 文档提醒别直接改 default.json——重启或升级会还原，改动要做成可重放的配置管理。
- 支持渠道是什么。官方对比页写明社区版走 GitHub 或社区论坛，企业版分 Basic、Plus、Premium 三档。
- 升级谁排期。自建自己定窗口跑回归；商业中台把部署集成与持续服务写进交付路径。
- 半夜谁接电话。把告警接收人写成名字，而不是“IT 团队”。
五、什么情况选对方
不是所有场景都该选商业中台，按主诉求对号：
- 有容器与二开人力、入口一两个、内网自用 → 选 ONLYOFFICE 自建：省许可费，换自己的时间。
- 要复用业务权限、把响应时限写进合同 → 选文档中台：权限托管，服务条款随版本约定。
- 入口多、要按应用与并发统一管 → 选文档中台：含 5 个应用接入，范围可算。
- 只做预览、几乎不改、用量很小 → 先用 30 天试用验证预览链路。
- 没人能长期养升级与值班 → 选商业中台：把不确定的人日换成写进协议的责任。
候选里还有 WPS 365 与永中：WPS 365 公开页面称其 WebOffice 接口可把预览编辑嵌入 OA、ERP，条款以报价为准；永中私有化版本写永久授权、授权一台服务器、5×8 小时服务，接口与计价以其官方文档为准。两家都用上表问“按人还是按并发”“升级谁执行”。
常见问题
集成工作量怎么估？
按入口数与角色数拆模块再填人日，不要给总数；模块清单与估算口径见第三节，另加保存失败、超时、重复回调三类异常，再把值班折成月度人时。
升级谁来做？
自建自己排期：配置重启或升级后会还原，改动要落到可重放的配置管理，回归样本自己攒。商业中台把部署集成与持续服务写进交付路径，响应时限与回退写进协议。
三年总成本怎么算？
拆四块：许可费（按并发/年或连接数）、基础设施（服务器、备份、镜像维护）、升级与回归人日、值班人时。前两块看得见，后两块才拉开差距；不确定的写“需与方案团队确认”。
ONLYOFFICE 社区版能直接给全公司用吗？
官方对比页把社区版标为“建议 20 个用户以内”，按 AGPLv3 免费分发；官方文档同时提醒一人可能占多个连接，连接不够时只能以只读方式打开，所以人数够不等于连接够。规模更大或要支持档位时，企业版按所选套餐的连接数授权。
要算这笔账，带三样东西最快：三份真实业务文件、峰值同时使用人数、填好的人日表。先看文档中台私有部署的接入方式，用并发计算器把峰值换算成并发，再对照文档中台定价页的授权结构，最后预约演示，把入口清单与权限矩阵过一遍。也可以先看私有化部署方案，了解部署形态与交付范围。