结论先说：这不是“免费还是付费”的选择，而是“你愿意长期养哪一类责任”的选择。开源自建（如 ONLYOFFICE 文档社区版）把许可费换成团队时间：环境、集成、升级、备份、补丁都归你；商业私有化把这些活连同兼容适配、升级包与支持一起买过来，代价是持续付费与厂商依赖。责任养得起、也打算长期养，选自建；否则选商业私有化。
下面把两条路线放进同一张责任表逐行对照，再给一份按情形判断的表和三条上线前必须先问清的事。竞品只引用其官方页面能查到的表述，金额不写。
一、三个词先拆开
开源是许可方式，私有化是部署位置，商业是服务关系，三者可任意组合，组合之后责任归属完全不同。
- 开源不等于免费运维。ONLYOFFICE 文档社区版按 AGPLv3 免费下载，支持渠道是社区与 GitHub；企业版为商业许可，支持分初级、中级、高级三档。
- 开源附带义务。对外分发或作为服务提供时，AGPLv3 要求以同一许可发布修改版，修改版还须换品牌，先让法务看。
- 私有化不等于离线。不代表组件不出网，也不代表 AI 数据不出域。
二、同一件事，谁来做
比较两条路线，先别比功能清单，先比这张表：同一件事出事时，第一责任人在你这边还是厂商那边。
| 这件事 | 开源自建（如 ONLYOFFICE 文档社区版） | 商业私有化（以石墨办公套件私有部署为例） |
|---|---|---|
| 环境与交付 | 服务器、数据库、存储、证书、内外网策略自备，安装与初始化自己做 | 官方实施路径是盘点现状、方案设计、环境准备、部署集成、上线运营与持续服务 |
| 集成开发 | 账号、组织、文件存储、业务入口与鉴权回调都自己写；官方文档的集成方式是 JWT 与 WOPI，用户与文件权限由集成方承载 | 官方口径是连接 OA、CRM、ERP 与统一身份接入；改造量按需求清单核对 |
| 升级与补丁 | 升级窗口与回滚自定，没人盯就不敢升，补丁能不能上要自己判断 | 升级窗口与企业协商，升级包与回退由谁执行、多久一次，写进方案与协议 |
| 备份与值班 | 监控、日志、备份、恢复演练、故障定位全自担 | 官方口径是由方案团队明确备份恢复、升级与验收责任；监控与日常值守归谁，以项目方案约定 |
| 格式问题处置 | 字体、转换链路、版式差异自己定位，字体授权单独确认 | 谁定位、多久给结论以协议约定；具体矩阵以当前兼容清单与自有样本实测为准 |
| 支持响应 | 社区与 GitHub，没有厂商兜底 | 支持范围与响应方式写进协议条款才作数 |
逐行读完，再问一句：这一行我有没有人接。有人接、也愿意长期接，留在自建里更划算；没人接又必须做，就是该花钱买的地方。
三、自建投入什么，商业私有化买到什么
自建背后是五摊活，按人估工最接近真实成本：
- 环境与交付。服务器、数据库、存储、证书、内外网策略，画得出架构图。
- 集成开发。账号、组织、文件存储、业务入口与回调鉴权。
- 版本与补丁。升级窗口与回滚自定，没人盯就不敢升。
- 格式与字体。还原取决于字体与转换链路，字体授权单独确认。
- 运维值班。监控、日志、备份、恢复演练、故障定位。
商业私有化接过其中一部分。以石墨办公套件私有部署为例，部署前要提供员工规模、在线与协作需求、典型文件、迁移量、权限结构与环境清单（CPU、数据库、存储、网络、证书、身份系统、运维负责人）。
但买了不等于责任全归厂商：官方口径是由方案团队核对当前兼容清单，并明确备份恢复、升级与验收责任，其余边界以项目方案为准。环境归企业、数据归企业、验收签不签字也归企业。办公套件定价页分免费版、商业版、专属方案三档，金额以报价为准。
四、判断表：什么情况选谁
| 你的情形 | 更合适的路线 | 判断依据 |
|---|---|---|
| 有 3 人以上架构与集成团队，内网自用，升级节奏要自己定 | 开源自建 | 许可费省下来换成长期人力，升级窗口与回滚自己掌握 |
| 要私有化，但没有专职运维，还要对接统一身份与 SSO | 商业私有化 | 交付与支持在同一份方案里约定，范围以协议为准 |
| 底稿是本地 WPS/Office 文件，公文版式优先 | 商业私有化，如 WPS 365 | 版式与公文习惯延续性较好，迁移改动仍需用真实文件实测 |
| 核心是版式与电子公文（含 OFD），要嵌进 OA | 商业私有化，如永中 Web Office | 官方定位是嵌入 OA、文档管理等现有系统的在线编辑，可另存 PDF/OFD |
| 只要文件打开以后的编辑能力，不要整套协作平台 | 商业私有化，如石墨办公文档中台私有部署（Shimo Office SDK） | 按并发授权，边界清楚，不替代已有业务入口 |
| 已在用社区版，只缺支持与升级兜底 | 继续自建，按需补商业支持 | 预算花在缺口上，不用重做集成 |
还有一类要排除：团队小、无专职 IT、也无数据驻留要求时，私有化不划算，先用 SaaS 跑顺流程。混搭两条路线也能跑，代价是两套值班与升级流程各自维护，人少时更容易断。
五、上线前先问清三件事
- 开源许可义务。自建范围定在“内部使用”还是“对外服务”，结论完全不同。这条先让法务给书面结论，再决定自建的边界。
- 升级与回滚。完整演练一次并记耗时。自建要确认补丁从哪来、能不能只打安全补丁；商业要确认升级包与回退机制写在方案哪一条。
- 支持边界。出问题时第一响应人是谁、用什么方式响应、哪些问题不接，逐条落到协议条款；只写“提供支持”等于没写。
这三条都不需要先买硬件，但都会在一年之后变成争议；格式还原、性能这类要拿自有样本才说得清的项，另立验收清单。
常见问题
开源自建真的免费吗？
许可免费，总成本不免费。社区版没有厂商支持，出问题走社区和 GitHub；环境、集成、升级、备份、补丁的人力都在你这边。把这五项折算成年成本再和商业报价比，才是可比数字。
自建要投入哪些人力？
五类职能：环境与交付、集成开发、版本与补丁管理、格式与字体验证、运维值班。人少可一人兼多职，但都要有人认领。
商业私有化的服务包含什么？
通常含标准化交付、兼容适配、升级包与回退机制、故障响应与支持范围。每项归谁要在协议里写明；部署环境、数据、备份与验收仍由企业负责。
ONLYOFFICE 社区版能直接给全公司用吗？
可自托管运行，但社区版无厂商支持，AGPLv3 在对外分发或作为服务提供时有开源义务，管理面板、移动端 Web 编辑器与分级支持在企业版。全公司使用时，“有没有人兜底”比功能清单更重要。
还在两条路之间摇摆，更省时间的做法是先做小范围 PoC：拿自己的一套权限结构和几条真实业务流跑一遍上面的三条，把“谁接第一响应”当场问清。需要按内网环境、身份对接与信创要求评估，可以预约演示，带上现有环境清单一起核对；想先看形态，可读私有化部署方案与石墨办公套件私有部署产品页。