先核对已有协作能力，再决定本期补什么；网盘信创改造可以与协作改进同做，也可以分期。
企业准备更换网盘或将文件服务迁入国产环境时，项目会上容易同时出现两项要求：让现有文件继续可用，以及让多人写作、审阅更顺畅。前一项是本期替换需要守住的工作，后一项是否值得一起做，要看具体业务缺口和新增责任。不能仅凭产品名称判断网盘没有协作能力，也不能因为采购了在线协作，就默认原有文件管理工作已经接好。
信息中心与业务负责人可以先用同一组任务比较两种范围：一份方案延续已有办公流程，另一份在此基础上解决尚未满足的协作任务。两份方案都要满足本项目的环境、安全与文件管理要求；增加协作的方案，还须说明多做了什么、谁来承担，以及如何验收。
把“原来能做什么”写清楚
先让使用者演示几项有代表性的日常工作，例如查阅已定稿资料、向项目成员共享文件、下载大文件、修改方案并交回负责人。记录实际使用的网盘、编辑器、业务入口和权限来源。若当前网盘已经提供共同编辑或评论，也将这些能力列入现状，不能在替换时把它们遗漏，再作为新功能重复采购。
现状记录最好采用“谁在什么入口，对哪类文件，完成什么结果”的句式。例如：“项目成员从部门空间取得已定稿方案，按现有权限查看；负责人替换定稿后，成员能够找到新版本。”这里描述的是需要延续的任务，暂时不指定由哪个产品实现。随后确认这些工作在拟用国产环境中的可用范围，尚未验证的客户端、编辑方式或接口单独标记。
只要求存放、查阅和分发的资料，不必一律变成多人在线编辑文档。大文件的上传、下载和存储表现，应在约定网络、文件大小及并发条件下单独验证；一份办公文档协作顺畅，不能证明大文件传输也已满足要求。环境与版本的具体核对方法，可参照信创适配范围的核验方法，本期范围表则保留这些要求及其责任人。
协作缺口要对应一项尚未完成好的任务
“希望协同更高效”还不足以扩大项目。请提出需求的部门拿出最近一次实际工作过程，说明在哪里反复传副本、谁合并修改、谁确认最终版本，或者哪些步骤必须离开现有业务入口。也要检查原因是否只是已有功能未启用、权限未配置或使用规则不清楚；这些问题未必需要新增产品。
下面是一个假设场景，用于说明判断方式，并非客户案例或实测结果。某项目组准备一份内部方案，三个部门分别修改副本，再由一名负责人汇总。若负责人认为当前频次和处理方式可以接受，本期可以保留该流程，先完成网盘替换。若反复合并确实妨碍交付，业务部门希望共同编写同一份方案，就应进一步明确：谁可修改、谁只提意见、谁决定哪些意见被采纳，以及定稿后资料存放在哪里。
两种选择都需要证据。前者要证明替换后原流程仍能完成；后者要在同一项目环境中验证新增的协作过程，并取得业务负责人的确认。若现有网盘已经能满足后一种过程，优先核对它在目标环境中的表现与授权范围，再决定是否还需要补能力。
让两种范围使用同一张对照表
下面的表可以放入需求讨论或方案答复文件。先填写左列方案的具体对象和要求，再在右列只写新增内容；共同要求可注明“沿用左列”。表头另行登记目标环境、涉及系统及版本、业务确认人和日期。没有新增任务的行，不必为了显得完整而填写功能愿望。
| 比较事项 | 延续已有流程的范围 | 同时增加协作的范围 |
|---|---|---|
| 任务与文件 | 必须延续的任务：____；涉及文件及使用者：____ | 尚未满足的任务：____；仅纳入哪些文件、哪些成员：____ |
| 已有能力 | 现用功能及入口：____；目标环境待验证项：____ | 可复用的协作能力：____；仍需补充的能力及依据：____ |
| 版本与定稿 | 修改、确认、归档分别由谁完成：____；定稿位置：____ | 共同编写和审阅规则：____；最终确认人及回存方式：____ |
| 接入与管理 | 账号、权限、现有入口的保留要求：____；责任方：____ | 新增接入或空间管理工作：____；实施人、运营人：____ |
| 验收证据 | 原任务完成标准：____；文件及环境样本：____；签认人：____ | 新增任务完成标准：____；共同编辑到定稿的记录：____；签认人：____ |
| 本期边界 | 已含工作及费用范围：____；明确不含事项：____ | 新增实施、培训和支持范围：____；延期条件及负责人：____ |
回到假设的内部方案场景，可以把“任务与文件”行填写为：左列保留方案的共享、下载和定稿归档；右列仅增加三个部门共同编写与意见处理，历史归档资料仍按原方式管理。“版本与定稿”行则补上由项目负责人确认最终版本、由指定人员回存到约定位置。这样，供应方需要回答的是一项有起点和终点的工作，而非笼统承诺“支持协作”。
比较报价时，也沿用这份范围。新增软件授权、集成实施、资源、培训或持续支持是否发生，由方案与报价逐项确认，不预设合并采购一定更便宜。若共同编写已经可用，但定稿回存还要人工执行，应如实计入日常工作，不把一次演示中能编辑文件写成整条流程已经自动完成。
范围确定后，再决定能力放在哪里
先评估现有网盘或业务系统可否满足已确认的任务。确实需要新增能力时，再比较复用原入口和建立协作空间的工作量。以石墨办公为例，办公套件私有部署面向员工提供内容创作、多人协作、组织空间与权限管理；文档中台私有部署通过接口将预览、编辑、转换与协作嵌入已有系统。两条路线可按需建设，已有入口是否适合保留，应由本次任务决定。
产品形态确定后，仍需落实实施责任。中台接入方需要设计身份、权限、业务入口、事件通知与异常处理；建设员工协作空间，也要安排空间管理、使用规则和持续支持。石墨办公套件私有部署（以下简称办公套件）支持系统对接，不能把两条路线简单理解成“一个能集成、另一个不能”。
石墨办公当前产品事实页明确，私有部署产品支持国产软硬件环境适配，具体 CPU、操作系统、数据库及版本以当前交付清单为准。采购时应将拟用环境与正式兼容材料、项目测试结果对照。公开页面中的适配介绍或证书摘要，不能代替对拟交付版本及具体组合的确认；本文不据此承诺任何未验证的环境。
本期结论可以是保留、增加，或分期
如果现有工作方式已满足业务需要，且本期重点是环境替换，可先把原任务在目标环境中接稳。如果协作缺口明确、涉及文件与成员已限定，实施及日常负责人也已到位，可以将这部分协作纳入本期。若缺口真实，但入口改造、定稿责任或验证条件尚未确定，可以分期处理，并记录后续启动所需条件。
建议评审纪要留下一个完整结论：“本期保留____，新增____，暂不纳入____；由____负责，在____环境下，以____任务及结果验收；未决事项由____补齐。”分期时再写明重新评估的日期或触发条件。这样的结论既便于控制采购范围，也让下一阶段知道为什么尚未推进。
需要进一步了解私有部署的协作形态时，可带上当前网盘及编辑方式、代表性文件、拟用环境和这张范围表，预约演示。沟通重点放在希望保留的工作与确实需要改变的任务上，再据此确认产品范围和待验证事项。也可以先看私有化部署方案，了解部署形态与交付范围。