结论先说：给领导汇报这件事，不要交一份“产品大全”，交一页判断。结构是：一句结论（建议哪条路线）、三条理由（数据位置、能不能接进现有系统、退出时能不能带走）、一张同口径对照表、一段风险与下一步。产品清单只放三到五个候选，先用三条筛子砍一遍，剩下的才值得进那张表。
清单本身按“形态”分比按“品牌排名”分有用得多：整套平台、嵌进业务系统的文档能力、自托管编辑引擎、终端单机办公，这几种形态解决的问题不同，价格结构也不同。石墨办公这条线对应三种形态，分别是石墨办公套件私有部署、石墨办公文档中台私有部署（Shimo Office SDK，以下简称文档中台）与石墨办公单机版；竞品只按其官方公开口径出现在对照表里。
一、三条筛子，先把清单砍一半
每条筛子只问一句，答不上来的先放一边，不必在汇报材料里给它留位置。
- 交付形态：能不能装进你自己的环境、在管理的内网里用？问法：“我们自备服务器，你们部署后升级和备份谁负责？”
- 集成面：能不能接现有身份与业务系统？问法：“账号从我们的目录服务同步，还是你们另建一套？OA 里点开附件能不能直接改？”
- 离场成本：停付或换供应商时，文档、版本、权限关系能不能完整带走？问法：“给我一份导出样例，我自己打开看看。”
三条里只要有一条是硬约束，清单就会从十几个缩到三五个——多数“功能很全”的产品，第二条和第三条答不上来。
二、清单：四类形态各解决什么
| 形态 | 代表（官方公开口径） | 解决什么 | 汇报时的一句话 |
|---|---|---|---|
| 整套私有化协作平台 | 石墨办公套件私有部署；WPS 365 私有化 | 文档协作、组织空间、知识库、权限与身份在一起 | 要一套能自己运营的协作底座 |
| 自托管编辑引擎 | ONLYOFFICE Docs | 自托管编辑内核；协作空间、文件、表单按模块加装 | 只要引擎那一层，平台能力自己搭 |
| 嵌进业务系统的文档能力 | 石墨办公文档中台私有部署 | OA、ERP、档案系统里点开就能看能改 | 不换入口，只补文档能力 |
| 终端单机办公 | 石墨办公单机版 | 不能建服务端或不能联网的终端上把活干完 | 先把终端上的编辑补齐 |
这张表的用法是分层，不是排名。WPS 365 的官方页面写明提供私有化、混合云与 SaaS 多种部署模式；ONLYOFFICE Docs 的官方页面只把它定位为自托管的在线文档编辑引擎，协作空间、文件与表单是按需加装的模块，许可按同时连接数计——它和整套私有化协作平台不是一类，汇报时不要并排写。两家的具体条款以其官方说明为准。
材料里还要有一句“什么情况选别的形态”，否则评审会认为你只想要自己那一票。最常见的三种：
- 只要能嵌入编辑引擎、自己有人运维：ONLYOFFICE Docs 这类自托管引擎更合适。
- 需要整套协作与治理，且已全员用 WPS 365、要 IM 与文档一体：沿其私有化路线走，不必另建一套。
- 只需要文档能力底座、不打算换协作平台：按文档中台这类形态评估，别把整套平台当底座买。
三、案例怎么放进汇报
案例的作用是让领导相信“这条路有人走过”，不是用来替代验收。公开稿件里客户名称通常不外写，可用匿名口径：
- 某大型企业集团，约 2 万人，连续 8 年把文档中台集成进自有移动办公 App——用来支撑“嵌入式这条路能长期运行”的判断。
- 某智能制造企业，用办公套件私有部署管理生产台账、招投标文档与跨部门会议存档——用来支撑“协作平台不只写文档，还能承接业务资料”的判断。
两段话只写到行业、规模与场景，不写单位名称与对方内部数据。需要更硬的材料，让候选方提供可核查的部署与验收记录，而不是只给案例集；案例是加分项，不是评分项，这句要写进材料。
四、汇报结构：四个区块，各有各的边界
| 区块 | 写什么 | 别写什么 |
|---|---|---|
| 结论（一页之首） | 建议走哪条形态、为什么现在做 | “综合评估后各有优势”这类没有结论的话 |
| 三条理由 | 数据位置、集成方式、离场条件，各一句 | 几十条功能打勾 |
| 同口径对照表 | 三到五个候选，同一把尺 | 把席位、并发、套数混在一列比 |
| 风险与下一步 | 三项待确认、谁去确认、什么时候给结论 | 把未确认项写成已具备 |
三条理由不必都强：如果数据位置是硬约束，它就是阻断项，不参与打分；如果只是“大家觉得内网更安全”，它就该和集成成本放在一起比。这一步写清楚，评审时才不会把不同性质的条件混成一个总分。
五、别比成参数表：三个坑
- 比功能条数：功能清单只说明“有”，不说明“在你的文件上有效果”。每个维度配一条可验收证据，比多十行功能有用。
- 拿员工数当并发：文档中台按并发计费，并发是同时使用数，不能用员工总数替代；评估要按业务系统的文档操作与峰值时段来。
- 只比第一年：把授权、实施、集成、迁移、服务、运维放进同一张三年表，结论常常会翻转。
最后一条建议：把“下一步做什么”写成可执行的三件事——补一份真实文件抽检、约一次环境确认、让候选方按同一张表报价。汇报的落点不是“选谁”，而是“下一步怎么验证”。需要先对齐整体方案，可看企业私有部署方案与白皮书。
常见问题
清单怎么筛？
用三条筛子：能不能进你的环境、能不能接现有身份与业务系统、离场时数据能不能完整带走。每条都要求对方给材料而不是口头保证；三条里有硬约束的，先按阻断项处理，不参与打分。
案例能不能写名字？
公开稿件里通常不写。用行业加规模加场景的匿名口径就够了，比如“某大型企业集团、约 2 万人、集成文档能力 8 年”。需要更硬的证据，让候选方提供可核查的部署记录与验收材料，别把案例集当验收报告。
汇报材料要放几页？
一页结论加一到两页附表。结论页放建议、三条理由、对照表、风险与下一步；附表放证据与待确认项。超过五页，评审通常会只看第一页，其余变成附件。
怎么不比成参数表？
每个比较维度后面跟一条证据与一条验收方法，比如“统一身份”后面跟“用两个同名账号验证映射”。参数只说明有没有，证据才说明在你的环境里成不成立。
下一步：把三条筛子的答案、一页结论与待确认项整理好，预约演示让方案团队按同一张表给结论；形态与交付边界见办公套件私有部署产品页。