结论：部署前要备齐的不是“一台够强的服务器”，而是六类环境信息加三组口径数字。六类是计算与系统、存储、数据库、网络、域名与证书、身份与运维；三组是账号规模、同时在线需求、可迁移数据量。先填成一页能签字的确认单，再按它核定台数与规格。
规格没有通用答案。石墨办公套件私有部署的公开说明里，部署前要准备的正是员工规模、同时在线与协作需求、典型文件、迁移数据量、权限结构，以及 CPU、操作系统、数据库及版本、存储、网络、域名证书、身份系统与运维负责人。每项都要有具体值；价格结构以办公套件定价页为准。
一、三组口径先凑齐，再谈服务器
三个数字回答三个不同问题，不能互相替代。用员工总数推同时在线人数是最常见的错法：多半高估算力，又低估存储与备份。
- 账号规模：要开通的人数，以及是否给外部协作者单独开号；它决定席位，不决定台数。
- 同时在线与协作需求：高峰时同时打开与编辑的人数、单份文件最多几人同改，并写明统计时段。
- 可迁移数据量：迁入文件总量、最大单文件、类型分布、是否保留历史版本；存储与备份容量由此推。
用真实业务高峰举例，别用“平均一天”。
二、六项环境清单，每项落到具体值
下表可直接抄进项目文档；第三列是评审最常被退回的原因。
| 环境项 | 要交出的具体信息 | 常见卡点 |
|---|---|---|
| 计算与系统 | CPU 架构、操作系统及版本、物理机或虚拟机、核数与内存 | 只写“有服务器”，信创环境才发现介质不匹配 |
| 存储 | 数据盘容量、挂载方式、是否与系统盘分离、备份空间是否另算 | 文件与备份抢同一块盘 |
| 数据库 | 内置还是复用现有实例、类型与完整版本号、连接账号与字符集 | 只回答“支持某数据库”，拿不到版本号 |
| 网络 | 服务器网段、客户端可达范围、需放通端口、是否允许出网 | 把“内网使用”当成“完全不出网” |
| 域名与证书 | 域名归属与解析方、证书签发方、终端是否信任 | 上线前一天才申请证书 |
| 身份与运维 | 身份系统类型与对接方式、测试账号、运维与备份责任人 | 没指定人，出问题找不到对接方 |
最容易糊弄的是“数据库”和“网络”。数据库要问到版本号、字符集与排序规则；网络要画一张“谁能访问谁”的图。官网未公开支持清单，需方案团队按你的环境逐条确认。
同类产品的公开系统要求页会把最低配置分档列出，并注明实际配置随用户数、文档量与单文件大小变化，例如 Xerox DocuShare 的系统要求页。“最低配置”只是门槛，不是能用的规格。
三、把清单做成一页能签字的确认单
按实施路径推进，每步都有产出物，避免反复改方案。
- 盘点现状：文件存在哪、账号从哪来、权限怎么分。产出：现状表。
- 明确边界：哪些部门先上、对接哪些系统、本期不做什么。产出：范围说明。
- 方案设计：方案团队按三组口径给出部署形态与资源规划。产出：架构图。
- 环境准备：按上表逐项落实证书、端口、数据库实例、测试账号。产出：填满的确认单。
- 部署集成：先跑通登录、权限、打开与协作，再接外围系统。产出：联调记录。
- 上线与持续服务：约定升级窗口、恢复演练、运维交接人。产出：交接单。
每个空格都要有值，包括“不适用”。
四、装完先验四件事，别等员工来报错
- 访问：各网段、不同浏览器打开同一份文件，确认可达范围与端口放通一致。
- 权限：用不同角色测试账号验证文件与空间权限；再模拟离职停用、退出团队、撤回共享，检查已打开会话、共享链接与搜索结果是否按约定失效，留存生效时间与审计证据。角色权限管能否使用管理能力，文件权限管具体文件，两者叠加。
- 数据与审计：操作记录、外链与安全预警的字段与范围以部署版本为准，按实际界面验收。
- 备份与恢复：确认备份含哪些数据、恢复要多久，并做一次恢复演练。
还有一条要写进方案：官网口径是内网使用，但完全物理隔离下的安装、激活与升级，官网只写到“以部署文档与技术协议为准”，需与方案团队逐项确认。私有部署也不构成“所有数据不出域或完全离线”的保证。同类产品的公开文档可作为参照：有的把“服务器需能访问指定远程系统”写进前置条件（Nextcloud 系统要求），有的把离线激活做成按版本签发的许可文件（Plane 离线许可说明）。
五、什么情况下不用准备这么全
- 先做验证：石墨办公套件私有部署有免费版，5 席位、单服务器部署，适合 5 人以内先跑通环境与权限。
- 只嵌业务系统：可评估石墨办公文档中台私有部署（Shimo Office SDK），它不替代业务系统入口，重点转向接口与集成测试。
- 没有专职 IT、也不要求数据驻留：运维成本长期落在自己身上，这类团队用 SaaS 的石墨文档更省事。
确实要装进自己机房，就把证书续期、升级窗口、恢复演练的责任人写进交接单；能力范围可对照办公套件私有部署产品页与私有化部署方案核对，资料从帮助中心入手。
常见问题
最低要几台服务器？
最小可用是一台：免费版单服务器部署，商业版也有单服务器形态；要避免单点故障才走集群，台数与规格由方案团队按账号规模、在线人数和数据量核定。
要不要单独准备数据库？
先确认是随部署包内置，还是复用现有实例。官网未公开支持清单，需与方案团队确认，并问到版本号、字符集与排序规则，而不是只拿到“支持某数据库”的名字。数据库同机还是独立，会影响存储与恢复方式。
域名和证书要自己准备吗？
要，这两项在企业侧落实：域名归属与解析、证书签发方、终端是否信任。证书何时到期、谁负责续期，建议写进运维交接单；支持的证书形态以部署文档和方案团队确认为准。
完全不连外网的机房能装吗？
官网口径是内网使用（含受限网络）；是否完全离线、安装介质如何交付、外部依赖如何处理，以当前部署文档与技术协议为准，需与方案团队确认。别用“内网可用”推断“完全离线可装可升”。
把六项环境信息和三组口径整理成一页纸，带着网络图与账号体系去核对，比在选型会上问“支持多少并发”有效得多。需要按自己的环境过一遍，可以预约演示，让方案团队对着清单给资源规划。