一句话答案：电脑可以共用，账号不能共用。车间、前台、门店那台机器不用换，要换的是登录方式——每人用自己的账号登同一台设备，文件放进团队空间，而不是只留在个人工作台。否则文件混在一起，操作记录只到账号、落不到人，换人也说不清该收回什么。
下面按“先判断、再改、最后验收”给一套能照着做的方法。
一、设备可以共用，身份必须拆开
设备共用是物理问题：三班倒的机器、前台唯一那台电脑、门店收银台，人换班、机器不换，这很正常。身份共用是管理问题：所有人用同一个账号进系统，等于把所有行为记在同一个人头上。
| 维度 | 一个公共账号 | 每人自己的账号 |
|---|---|---|
| 文件归属 | 混在一个空间，靠文件名猜是谁的 | 按放在哪一层算：团队空间与知识库属组织，个人工作台只放草稿 |
| 权限给到谁 | 按用得最宽的人给，人人高权限 | 按组织、角色、空间和文件授权 |
| 操作记录 | 只到账号，落不到具体的人 | 记到谁的账号、什么时间、做了什么 |
| 换人与离职 | 密码还在群里，账号不能停 | 停一个人的账号，不影响别人 |
定价页写明单个席位可登录 3 台（免费版）或 5 台（商业版）设备，共用一台电脑本身不额外占席位；但一人一账号是按人计席位的：免费版只有 5 个席位免费，商业版 100 席位起售，人数超过 5 人就得按下单的席位结构单独算成本，不能按“换个人登录”估改造量。以石墨办公套件私有部署定价页为准。
共用账号的问题集中在四处。
- 责任落不到人。文件被改、被删、被外发，记录里只有一个公共账号；工位名和班次表只能算相关，不算身份。
- 权限只增不减。只要有一任使用者需要下载或外发，之后所有人都继承这项能力。
- 换人收不干净。账号不能停，因为还有人要用；改密码要通知一圈人，最后还是发回群里。
- 水印追责失去基础。水印上写的往往是账号名或工位名，不是具体的人；外链也只能追到账号。
前两条能靠制度补，后两条补不了：日志写的是公共账号，事后无法可靠还原成某个人。
二、先按场景判断：哪些共用要拆，哪些可以留
不是所有公共账号都得当天拆。判断标准只有一条：它会不会产生需要归属的文件或记录。
| 场景 | 能否保留公共账号 | 建议做法 |
|---|---|---|
| 展厅大屏、只读查询机 | 可以 | 只读，只授权到固定空间，不产生文件 |
| 车间报工、质检记录 | 不可以 | 独立账号，记录跟人走，按班组授权 |
| 前台收件、访客登记 | 不可以 | 涉及客户资料，独立账号并按角色授权 |
| 门店开单、价格表 | 不可以 | 价格类文件放团队空间，按角色只读 |
能保留的共同点是只读、不产生文件、不用追责。一旦会新建、修改、下载或外发，就该拆；门店的价格表恰恰最容易被外泄。
三、五步把公共账号换成个人身份
- 盘点。列出共用终端与公共账号：哪台机器、谁在用、存了什么、有没有对外链接。
- 建账号，接身份。每人独立账号；石墨办公套件私有部署支持 SSO、LDAP/AD 与组织架构同步，人员变动时访问范围跟着调整。
- 迁文件，再授权。文件按业务归到团队空间，按岗位角色授权；个人工作台只放草稿。
- 收口旧账号。先转移文件和对外链接，再停用或降为只读；别先删，否则能打开的东西会一起关掉。
- 补设备侧动作。取消记住密码、退出登录、清下载目录和打印队列；系统侧换了身份，机器上的副本还在。
第 4 步顺序最关键：先接管归属，再切断入口。反过来做，业务先停半天，然后密码又被发回群里。
四、验收：四个测试确认记录能落到人
后台显示配置成功，不等于那台电脑上真的分开了；用测试账号在真实设备上跑一遍。
| 测试项 | 怎么做 | 通过标准 |
|---|---|---|
| 换人登录 | 甲退出后由乙在同一台电脑登录 | 看到乙自己的空间，看不到甲的工作台 |
| 记录归因 | 乙新建并删除一份测试文件 | 这条动作对应乙的账号，不是公共账号 |
| 停用回收 | 停用乙并移出团队 | 原空间打不开，已开会话与共享链接按约定失效 |
| 设备残留 | 检查浏览器与下载目录 | 没有保存的密码，没有未清理的副本 |
第三项照产品页的离职验收口径做：用不同角色测试账号验证文件与空间权限，模拟停用、退出团队、撤回共享，检查已打开会话、共享链接、搜索是否按约定失效，留存生效时间和审计证据。已下载的副本要单独约定处理办法。
操作记录能记哪些字段、能否按人筛选导出，需与方案团队确认在用版本的实际表现。
五、产品能承接什么，不能替代什么
石墨办公套件私有部署承接中间一段：身份侧让每人用自己的企业身份进入，对接方式见标准身份登录集成方案；文件侧有工作台、团队空间、知识库、文件管理与搜索、回收站；权限按组织、成员、角色、空间和文件设置，角色权限决定能否用管理能力，文件权限决定能对文件做什么，两者叠加；安全侧有权限、水印、外链与操作记录。它不是网盘，文件管理是协作的配套能力，清单见办公套件私有部署产品页。
它替代不了终端管理（记住的密码、桌面副本、手机拍屏仍靠设备规范和人工检查）和制度（哪种场景可用公共账号、谁开号、谁核离职）。私有部署是把系统部署在企业自有环境、内网使用，不等于完全离线。
常见问题
共用账号会带来哪些安全问题？
责任落不到人；权限只增不减；密码流传、离职回收困难；水印和外链只能追到账号。四条叠加，事后既无法定责，也无法证明谁没看过。
能不能给共用电脑单独建账号？
可以，但要按用途分。展厅大屏、只读查询机这类不产生文件、不用追责的场景，可建受限只读账号；车间报工、前台收件、门店开单会产生文件，应每人独立账号，每人用自己的账号在同一台设备上切换登录，席位按人计。免费版只有 5 个免费席位、商业版 100 席位起售，人数一多先把席位成本算清楚再改。
操作记录能区分是谁做的吗？
用个人账号能追到具体账号，但证明的是“这个账号做了这个动作”，不等于本人在场；公共账号只能追到账号。前提是先做到一人一账号，字段与导出以在用版本为准。
想先在真实环境验证，可以立即试用，用两三个测试账号跑一遍换人登录与记录核对；要按现有身份系统评估接入的，可以预约演示，把共用终端清单带过去对。